La próxima versión de Office en la nube resuelve la compatibilidad de documentos y revisa la gestión del conocimiento

octubre 19, 2022

Mikaela Schneider

¡Nos complace presentar una importante actualización de Nextcloud Office! Nextcloud Office ofrece a los usuarios de Nextcloud una potente suite ofimática autoalojada con edición colaborativa y excelente compatibilidad con formatos de archivo propietarios.

Basándonos en los comentarios de usuarios y clientes, centramos nuestros esfuerzos en la interfaz de usuario, la seguridad y la compatibilidad de los documentos. Esta nueva versión ofrece una interfaz de usuario familiar, una función actualizada de Vista segura y una solución innovadora para la compatibilidad de documentos. Además, hemos añadido una serie de actualizaciones a Collectives para ofrecer a los usuarios y clientes una alternativa integrada y fácil de usar a los proveedores de software wiki en la nube. Veamos estas mejoras con más detalle.

Nextcloud Office

Vista segura

Cuando se trabaja con información sensible, a veces es necesario mostrar a alguien el contenido de un documento sin que pueda descargarlo y compartirlo. Con Secure View, puedes compartir documentos confidenciales con un enlace público de acceso sólo en línea, sin descarga, al tiempo que permite a los destinatarios editar en colaboración documentos protegidos contra copia (cuando se conceden derechos de edición). Debido a su arquitectura en la que los documentos se renderizan en el lado del servidor, el documento nunca sale del servidor Nextcloud y, para evitar la filtración de datos a través de capturas de pantalla, Nextcloud Office puede aplicar marcas de agua en los documentos cuando se utiliza la Vista Segura.

El uso de enlaces públicos significa que la actual Vista Segura está diseñada para su uso con colaboradores externos. Pero en las grandes organizaciones hay casos en los que, internamente, también surge la necesidad de limitar la distribución de documentos. Los departamentos pueden trabajar en función de la necesidad de conocer o tener documentos muy sensibles que no deben filtrarse al exterior. Para cubrir este caso de uso, Secure View se ha ampliado al uso interno, permitiendo a los usuarios limitar la descarga de documentos para otros usuarios, ya sean invitados o cuentas normales.

Compatibilidad de documentos – solucionado.

Nextcloud Hub es una oficina remota donde puedes trabajar. Puedes gestionar tareas y citas, tomar notas, redactar documentación, chatear, llamar y enviar correos y, por supuesto, editar documentos de oficina. Estos documentos se almacenan en Archivos, un componente central de Nextcloud Hub. Aunque Nextcloud Office puede manejar una impresionante variedad de tipos de archivo y supera a otros editores en línea en las capacidades que admite , no todos los documentos funcionan perfectamente. Esto puede deberse a que requiere fuentes de datos locales, o utiliza un formato de archivo oscuro, mal documentado o propietario. O tal vez sea un archivo de Photoshop u otro documento especializado para el que Nextcloud simplemente no tiene editor.

Esta versión de Nextcloud Office introduce una solución innovadora para este problema: Editar localmente. Para utilizarlo, el usuario sólo tiene que hacer clic en el botón Editar localmente mientras trabaja en un documento. Nextcloud Office cierra entonces el editor para el usuario y para todos los demás usuarios que lo estén editando en ese momento. A continuación, guarda el archivo, lo bloquea en Archivos , lo sincroniza con el escritorio del usuario y lo abre con el editor local. Una vez editado y guardado el archivo y cerrado el editor, el archivo se sincroniza de nuevo y se desbloquea en el servidor para que todo el mundo pueda volver a editar.

El resultado es que, para aquellos documentos que no son 100% compatibles con Nextcloud Office, un editor de escritorio local se integra perfectamente en el flujo de trabajo del usuario.

La función no se limita a los documentos de Nextcloud Office. Nextcloud Files ofrece acceso a Editar localmente desde el menú Archivo, lo que permite editar cualquier documento en un editor local. Esto es ideal para documentos complejos como archivos de Photoshop, materiales de editores de vídeo y mucho más. Ten en cuenta que la función Editar localmente requiere el cliente de escritorio Nextcloud. Hoy se ha publicado la versión 3.6.1, que es totalmente compatible con esta nueva función.

Gestión del Conocimiento: Colectivos

Collectives, una base de datos colaborativa de gestión del conocimiento o «wiki», está diseñada para permitir a las organizaciones almacenar, buscar y compartir su documentación, procesos y otros conocimientos internos.

Ofrece un control de acceso detallado y una edición de documentos WYSIWYG sencilla y totalmente colaborativa, además de potentes funciones de colaboración y uso compartido externo. Se basa en Nextcloud Text, la versátil aplicación de toma de notas basada en markdown de Nextcloud.

Ahora la clasificación se puede hacer arrastrando y soltando o automáticamente

La versión introduce hoy varias mejoras muy solicitadas, como la mención de usuarios, un índice de contenidos y mucho más. Hemos creado un bonito vídeo que muestra las nuevas funciones.

Aquí tienes un resumen de las mejoras:

  • User mentions
  • Índice
  • Posibilidad de enlazar cabeceras entre documentos
  • Compatibilidad mejorada con markdown y soporte frontmatter
  • Gestión de páginas mejorada con arrastrar y soltar y órdenes de clasificación personalizadas
  • Opciones de impresión y exportación mejoradas
  • Soporte para insertar archivos en documentos
  • Soporte de widgets para enlaces, que proporcionan vistas previas enriquecidas
  • Búsqueda de texto completo utilizando la función Búsqueda Universal en Nextcloud

Con estas actualizaciones de Nextcloud Office y Collectives, la productividad en entornos de oficinas remotas que utilizan Nextcloud da otro salto. Espero con impaciencia los comentarios de nuestros clientes sobre estas importantes funciones empresariales.

Andreas Rode, CCO de Nextcloud GmbH

¡Quiero la actualización!

Las versiones de Nextcloud Office y Collectives están disponibles aquí, incluidas las nuevas funciones, y los usuarios pueden actualizarlas inmediatamente.

NOTA: el bloqueo automático de archivos vendrá con el Cliente de Escritorio 3.7. Hasta entonces, el bloqueo manual está disponible en el cliente.

¡Dinos lo que piensas!

Nextcloud Hub 3 Office