Nextcloud Flow: Die Open Source Plattform für die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung

Mit dem digitalen Wandel ändern sich auch die Erwartungen der Bürger an staatliche Dienstleistungen rasant: Prozesse sollen effizienter und bürgerfreundlicher werden. Die Einführung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) markiert in Deutschland einen wichtigen Schritt auf dem Weg in die digitale Zukunft der öffentlichen Verwaltung.

Mit Flow stellt Nextcloud die erste Open Source Plattform für die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes vor. Verwaltungen erhalten damit ein digital souveränes Tool, um Behördenleistungen online anzubieten und zu automatisieren. Die ZenDis-Plattform Open CoDe ermöglicht den Austausch von einmal erstellten Fachverfahren zwischen verschiedenen Ländern und Kommunen, sodass einmal erstellte Prozesse weiterverwendet und für individuelle Zwecke optimiert werden können. Bürgerinnen und Bürgern profitieren so von einer schnelleren Verfügbarkeit von digitalen Behördengängen in den rund 11.000 Kommunen und auf Landesebene

„Das Onlinezugangsgesetz verpflichtet die öffentliche Hand, alle Verwaltungsleistungen künftig auch digital bereitzustellen. Open Source Software soll hier vorrangig eingesetzt werden. Deshalb freuen wir uns dass mit den ‚Open Collaboration Services’ erstmals eine 100% Open Source-Lösung entstanden ist mit der Fachverfahren einfach und schnell umgesetzt werden können. Open Source ermöglicht das einfache Teilen der Fachverfahren auf Open CoDE, was Kosten spart und die Digitale Souveränität stärkt.“

Dr. Markus Richter, Staatssekretär im Bundesministerium des Innern und für Heimat und Beauftragter der Bundesregierung für Informationstechnik

Herausforderungen der öffentlichen Verwaltung

Das OZG erfordert eine schnelle und effiziente Umsetzung digitaler Projekte. Gleichzeitzig kämpft die öffentliche Verwaltung mit Personalmangel und begrenzten Ressourcen. Dies beeinträchtigt nicht nur die Erbringung von Dienstleistungen, sondern auch die Fähigkeit, neue Technologien zu implementieren und zu verwalten. Öffentliche Institutionen müssen bürokratische Hürden überwinden, die die Einführung neuer Technologien verlangsamen können und den Weg zur Modernisierung oftmals erschweren. Schließlich stehen viele öffentliche Verwaltungen vor der Herausforderung, bestehende IT-Infrastrukturen zu integrieren und zu modernisieren, um die Anforderungen des OZG zu erfüllen. Die Digitalisierung darf nicht isoliert betrachtet werden; sie muss nahtlos in die bestehenden Systeme integriert werden, um eine durchgängige und benutzerfreundliche Serviceerfahrung zu gewährleisten. Der Bedarf an Automatisierung und der Optimierung von Prozessen wird dadurch immer dringlicher.

Darüber hinaus trägt die öffentliche Verwaltung eine erhebliche Verantwortung im Umgang mit sensiblen Daten. Die Digitalisierung von Verwaltungsleistungen im Rahmen des OZG bringt massive Datenmengen mit sich, die sicher verwaltet und geschützt werden müssen. Die Einhaltung hoher Sicherheitsstandards und der Schutz der Privatsphäre der Bürger sind dabei unverzichtbar.

Nextcloud Flow macht Prozesse effizienter und sicherer

Flow ist eine Open Source Software, bietet offene Standards und sämtliche Funktionen, die für eine schnelle Umsetzung erforderlich sind. Eine nahtlose Integration in die bestehende Infrastruktur mittels Schnittstellen, Funktionen zur Prozessautomatisierung sowie künstliche Intelligenz für die Datenaufbereitung und -analyse vereinfachen und beschleunigen die Einführung digitaler Dienstleistungen.

Zudem gewährleistet Flow die digitale Souveränität, da sämtliche Daten in behördeneigenen Rechenzentren oder bei öffentlichen Partner gespeichert und verarbeitet werden. Dadurch ist Flow unabhängig von Cloud-Giganten oder proprietären Anbietern, deren Quellcode nicht öffentlich zugänglich ist oder deren Lizenz die Verwendung, Weitergabe und Veränderung einschränkt.

Verwaltungsangestellte erstellen mit Nextlcloud Flow Online-Fachverfahren ohne Programmierkenntnisse mittels einer benutzerfreundlichen Oberfläche. Mit der Open Source Software werden ohne Hilfe der IT-Abteilung Daten verknüpft, individuelle Workflows erstellt und auf Knopfdruck online für Bürgerinnen und Bürger verfügbar gemacht. Daten wie Textdateien, Chat-Nachrichten, Tabellen und Formulare können hierfür aus verschiedenen Nextcloud Hub-Applikationen verfügbar gemacht werden. Bereits in der Organisation genutzte externe Software kann mittels der Open Collaboration Services API ebenfalls verknüpft werden.

„Die öffentliche Verwaltung in Deutschland steht vor einer gewaltigen Herausforderung, den Bürgern Verwaltungsdienstleistungen online anzubieten. Erleichtert wird dies künftig durch ein Open-Source-Automatisierungstool für die Fachverfahren von einem etablierten Anbieter wie Nextcloud. Wir freuen uns darauf, zu der Entwicklung dieses wegweisenden Tools beizutragen und sicherzustellen, dass die Fähigkeiten mit den Bedürfnissen der Verwaltung übereinstimmen.“ 

Dirk Schrödter, Chef der Staatskanzlei und Digitalisierungsminister des Landes Schleswig-Holstein

Für die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes soll laut Beschluss vordergründig auf Open-Source-Lösungen gesetzt werden. Angesichts der vielfältigen Herausforderungen, die die öffentliche Verwaltung bei der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) bewältigen muss, bietet Open Source eine vielversprechende Lösung. Open-Source-Technologien ermöglichen es Behörden, ihre digitalen Projekte effizienter, kostengünstiger und sicherer zu gestalten.

Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung: Einfach und transparent mit Open Source

Um Behördenleistungen online anzubieten ist es unabdingbar, Fachverfahren zu automatisieren und die zugrundeliegenden Prozesse untereinander auszutauschen. Personalmangel kann nur dann effektiv entgegengewirkt werden, wenn offene Standards es ermöglichen, Prozesse flexibel anzupassen. Das EfA-Prinzip („Einer für Alle“) setzt voraus, dass Onlineleistungen nur einmalig erstellt werden und unter Ländern und Kommunen austauschbar sein müssen. Offene Schnitttellen und ein neutrales Design sind hierfür unerlässlich. Eine nahtlose Integration in die bestehende Infrastruktur mittels Schnittstellen, Funktionen zur Prozessautomatisierung sowie künstliche Intelligenz für die Datenaufbereitung und -analyse vereinfachen und beschleunigen die Einführung digitaler Dienstleistungen zusätzlich.

Nextcloud Flow gewährleistet die digitale Souveränität der Öffentlichen Verwaltung, da sämtliche Daten in behördeneigenen Rechenzentren oder bei öffentlichen Partnern gespeichert und verarbeitet werden. Dadurch bleiben Behörden unabhängig von Cloud-Giganten oder proprietären Anbietern, deren Quellcode nicht öffentlich zugänglich ist oder deren Lizenz die Verwendung, Weitergabe und Veränderung einschränkt.

„Ob Konsultationsprozess zur OZG-Rahmenarchitektur oder Fachverfahren auf No-Code- / Low-Code-Basis: die jüngsten Nutzungsbeispiele zeigen eindrücklich, dass sich Open CoDE immer mehr zur zentralen Plattform für die souveräne Digitalisierung der Verwaltung in Deutschland entwickelt. Das freut uns natürlich sehr.“

Leonhard Kugler, Leiter Open-Source-Plattform beim ZenDiS

Mehr Informationen zur Digitalisierung der Öffentlichen Verwaltung mit Nextcloud Flow gibt es hier.