10 Tipps für einfaches Teilen mit Ihrer SharePoint-Alternative: Nextcloud Files

Ist jetzt der richtige Zeitpunkt, um sich nach einer Alternative zu SharePoint für die Dateifreigabe umzusehen? Die Gründe dafür sind vielfältig. Früher berichteten Benutzer von chaotischer Dateifreigabe oder Problemen bei der Zusammenarbeit in Echtzeit. Und mit der Ankündigung des Support-Endes für SharePoint Server im Juli 2026 dürfte die Dringlichkeit, eine Alternative zu SharePoint zu finden, größer sein denn je. Da es weder Fehlerbehebungen noch technischen Support oder neue Funktionen mehr geben wird, wird der Ruf nach einer stärker benutzerorientierten, besser integrierten und insgesamt benutzerfreundlicheren Lösung für die Dateifreigabe lauter denn je.

Dateifreigabe schnell und sicher mit Nextcloud Files

Nextcloud Files ist eine beliebte Lösung für Unternehmen, Bildungseinrichtungen und den öffentlichen Sektor weltweit, insbesondere dank dieser 10 Funktionen für die einfache Dateifreigabe.

1. Inhalte reibungslos teilen: teamintern oder extern mit Kunden

Nextcloud erleichtert die gemeinsame Nutzung von Dateien mit internen und externen Kontakten.

Wenn Sie das Menü „Teilen“ für einen beliebigen Ordner oder eine beliebige Datei öffnen, können Sie auswählen, wer auf Ihre Informationen zugreifen darf. Interne Freigaben können sowohl für einzelne Personen anhand ihres Namens als auch für ganze Teams vorgenommen werden. Vorbei die Zeiten, in denen jede Person des Marketingteams einzeln hinzugefügt werden musste! Externe Freigaben werden mit einer Ziel-E-Mail-Adresse oder einer föderierten Cloud-ID konfiguriert, um sie zwischen Nextclouds zu teilen, ohne neue Konten erstellen zu müssen. Mit nur wenigen Klicks können genau die Personen auf Ihre Datei zugreifen, die Sie auswählen, ohne dass Sie sie einladen müssen.

2. Die richtigen Berechtigungen festlegen – von Anfang an

Die Zugriffskontrolle ist ein wichtiger Schritt für die Sicherheit Ihrer Dateien, da nicht jeder vollständigen Zugriff auf alle Dateien benötigt. Deshalb können Sie die Zugriffsberechtigungen beim Teilen sofort festlegen. Von „Nur anzeigen“ bis „Kann bearbeiten“: Stellen Sie sicher, dass jedes Team oder jedes Teammitglied von Anfang an die richtige Zugriffsebene erhält. Möchten Sie eine Datei fertigstellen und weitere Bearbeitungen verhindern? Ändern Sie die Einstellungen einfach mit einem Klick wieder auf „Nur anzeigen“, und die Datei wird für weitere Änderungen gesperrt.

3. Erweiterte Freigabesteuerungen verwenden für echte Sicherheit

Jetzt ist der perfekte Moment, die erweiterten Funktionen zu entdecken, mit denen Sie Ihre Freigabeeinstellungen ganz einfach anpassen können. Legen Sie beispielsweise ein Ablaufdatum für Ihren Link fest, um den Zugriff auf ein vorab festgelegtes Datum zu beschränken, damit Sie sicher sein können, dass Ihre Links nicht in die falschen Hände geraten. Natürlich können Sie anderen auch erweiterte Zugriffsrechte für Ihre Datei einräumen, etwa zum Teilen oder Löschen. Da sich Zugriffsrechte innerhalb von Sekunden überprüfen und entziehen lassen, können Sie die Compliance und Sicherheit Ihres Unternehmens erheblich verbessern.

4. An freigegebenen Dateien direkt zusammenarbeiten

Sobald Sie Ihre Datei freigegeben und Ihre individuellen Einstellungen vorgenommen haben, können Sie von überall aus mit der Zusammenarbeit beginnen – über den Browser, den Desktop-Sync-Client oder die mobile App. Kommentieren Sie Dateien, nehmen Sie Änderungen vor oder ändern Sie das Layout: Alles geschieht in Echtzeit, selbst wenn mehrere Personen an einer Datei arbeiten. Haben Sie einen Fehler gemacht? Geteilte Links verweisen immer auf die neueste Version – über den Versionsverlauf können Sie jedoch jederzeit ganz einfach zu früheren Versionen zurückkehren.

5. Mehr Kontext mit zusätzlichen Dokumenten

Da Nextcloud einen integrierten Ansatz mit einer klaren Übersicht über Ihre Arbeitsdokumente bevorzugt, können Sie über das Freigabemenü auch „Verwandte Ressourcen“ hinzufügen und darauf zugreifen. Überprüfen Sie schnell, welche anderen Dateien für dieselbe Personengruppe freigegeben wurden, damit Sie sicherstellen können, dass Ihre Mitarbeiter Zugriff auf alle erforderlichen Dokumente haben (und nicht mehr).

6. Dateien mit Nextcloud Deck-Karten teilen

Dank seines modularen Ansatzes können Sie bei Nextcloud genau die Apps auswählen, die für Ihren Online-Arbeitsbereich passen. So stellen Sie Ihren persönlichen Produktivität-Werkzeugkasten zusammen. Und dank der umfassenden Integration mit allen Apps können Sie Informationen ganz einfach innerhalb der Nextcloud-Plattform teilen. Warum teilen Sie Ihre Datei nicht mit einer Nextcloud Deck-Karte, unserem Kanban-ähnlichen Organisationstool für optimierte Projektorganisation? Fügen Sie die Datei zu einer Karte hinzu, und Ihr Team kann das Projekt mit allen erforderlichen Dokumenten von einem zentralen Ort aus verwalten.

7. Sichere Dateiübertragung mit File Drop

Die File-Drop-Funktion ist besonders interessant für große Organisationen, einschließlich des öffentlichen Sektors, die häufig Informationen mit anderen teilen müssen. Als bequeme und sichere Möglichkeit zum Hochladen von Dateien können Sie einfach einen Hyperlink erstellen und diesen an Kunden, Patienten, Klienten oder Partner senden. Diese können dann Dateien für Sie in diesen sicheren Cloud-Ordner hochladen und Ihnen wird automatisch eine Benachrichtigung über neue Dateien gesendet. Nach der Bearbeitung können Sie das Ergebnis in einem separaten Ordner an Ihren Kunden senden, damit dieser es sicher herunterladen kann.

8. Vorschau erlauben, ohne Downloads zuzulassen

Was ist, wenn Sie eine Datei versenden und möchten, dass Ihre Kunden oder Teammitglieder diese im Browser/in der Vorschau ansehen können, ohne sie herunterladen zu müssen? Mit Nextcloud Files können Sie den Inhalt anzeigen und gleichzeitig verhindern, dass eine Kopie gespeichert wird. Mit dieser intelligenten Funktion haben Sie die volle Kontrolle darüber, wie Ihre Inhalte genutzt werden: Ansicht: Ja — Herunterladen: Nein.

9. Große Dateien zuverlässig hochladen durch segmentierten Upload

Laut Forbes „haben Unternehmen weltweit zunehmend Schwierigkeiten, große Dateien und umfangreiche digitale Assets schnell und zuverlässig zwischen ihren globalen Standorten und Teams zu übertragen“. Die Möglichkeit, Dateien vorab anzusehen, ist ein wichtiger Schritt, um eine bessere Übertragung großer Dateien zu gewährleisten. Aber Nextcloud geht noch weiter: Wenn jemand eine große Datei über einen öffentlichen Freigabelink hochlädt, teilt der Client die Datei intern in kleinere Teile („Chunks“) auf und lädt diese einzeln hoch, bevor er sie wieder zusammenfügt. Das Ergebnis: Keine fehlgeschlagenen großen Uploads, schnelleres Hochladen und eine bessere Benutzererfahrung.

10. Daten hosten, zu Ihren eigenen Bedingungen

Was Nextcloud wirklich von anderen Filesharing-Lösungen unterscheidet, ist die vollständige Datenkontrolle. Ihre Dateien bleiben dort, wo Sie es möchten: Auf Ihrem eigenen Server oder bei einem vertrauenswürdigen Partner gehostet. Auf diese Weise vermeiden Sie vollständig das Risiko automatisierter Datenauswertung – das sogenannte Data-Mining – sowie stillschweigender Richtlinienänderungen: Ihre Dateien bleiben dort, wo Sie es wünschen. Dieser digital souveräne Ansatz gibt Ihnen die Kontrolle über Ihre Dateien, sodass Sie diese jederzeit vertrauensvoll weitergeben können.

Warum Nextcloud Files Ihre zukunftssichere SharePoint-Alternative ist

Ist es an der Zeit, sich nach einer Alternative zu SharePoint umzusehen? Nextcloud Files kombiniert einfache Freigabe, präzise Kontrolle und volle Datenhoheit in einer nahtlos integrierten Plattform.

Die Sicherheitseinstellungen befinden sich genau dort, wo Sie sie benötigen – in der Seitenleiste ‚Teilen‘. So wird eine sichere Freigabe zur Selbstverständlichkeit, statt erst nachträglich berücksichtigt werden zu müssen.

Wenn Ihr Unternehmen mehr braucht als herkömmliche Dateifreigabe, ist jetzt vielleicht der richtige Zeitpunkt, auf eine Lösung zu setzen, bei der Menschen und Datenkontrolle an erster Stelle stehen.