9 Funciones de Nextcloud para usuarios de la Administración

Con la creciente preocupación por la privacidad de los datos y las nuevas normativas, los gobiernos se alejan cada vez más de los proveedores extranjeros de servicios en la nube. La mejor solución para los gobiernos es ser digitalmente soberanos, o en otras palabras, tener el control sobre tu destino digital. Nextcloud ofrece al gobierno el paquete más ideal: una solución de nube privada autoalojada que está bajo tu control total. Sin fuga de datos a terceros, sin bloqueo de proveedores, con un código totalmente auditable y, por último, con funciones de seguridad y colaboración líderes del sector.

En este blog, te mostramos las 9 características, aplicaciones y funcionalidades más populares de Nextcloud que permiten a tu organización gubernamental cerrar el círculo y ser digitalmente soberana.

1. Descarga de archivos para carpetas encriptadas de extremo a extremo

Es posible que ya utilice File Drop, la función de Nextcloud que permite a su personal externo, clientes y socios subir fácilmente archivos a una carpeta segura en la nube a través de un hiperenlace.

Con la nueva versión Hub 4 (Nextcloud 26), File Drop incluye ahora la opción de cargar en carpetas cifradas de extremo a extremo para aumentar la seguridad en tu organización gubernamental. Recibe archivos confidenciales de forma segura y fiable, sin preocuparte por las brechas de seguridad. Es sencillo, seguro y un intercambio de archivos sin complicaciones.

2. Versiones persistentes

Al utilizar tu Nextcloud Office en la nube, nunca tendrás que preocuparte de perder datos si tu ordenador se apaga de repente o si sales accidentalmente de tu pestaña. Eso se debe a las versiones de Nextcloud. Siempre que abandones tu trabajo (intencionadamente o no), la última copia se guardará automáticamente y estará disponible para volver a ella.

Con Hub 4, puedes asignar nombres a las versiones para que puedas identificar fácilmente tus copias y volver a ellas si o cuando sea necesario. Por ejemplo, podrías llamar a la primera versión de tu documento «original», al segundo borrador «edición de Jane» o, por último, «borrador final». Las versiones persistentes son muy beneficiosas cuando se colabora en un proyecto, en casos confidenciales y para la redacción de contenidos. Puedes estar seguro de que cualquier versión creada se guardará todo el tiempo que quieras, y nunca se borrará.

3. Buzones compartidos

Tener un buzón de correo compartido es una herramienta excelente para los equipos que tienen que gestionar su comunicación de forma cooperativa. Los buzones compartidos se desarrollaron para la transparencia, el intercambio de información y la gestión de las bandejas de entrada.

La forma en que los buzones compartidos funcionan a la perfección es a través de las ACL o Listas de Control de Acceso. Las ACL permiten a los usuarios compartir su carpeta de correo electrónico con otros usuarios de la instancia, sin ni siquiera compartir un nombre de usuario o una contraseña. Las ACL te permiten incluso ocultar determinadas carpetas o buzones a otros usuarios, de modo que sólo se comparta la bandeja de entrada principal.

Los buzones compartidos tienen muchos usos:

• Equipos de soporte informático: los usuarios comparten fácilmente la cuenta y tienen acceso a todos los datos
• Sustituciones por maternidad o vacaciones: el usuario sustituto puede hacerse cargo del buzón sin que la persona que se va temporalmente pierda el acceso.
• Funciones de trabajo compartidas: los usuarios pueden retomar el trabajo ad hoc y mantenerse informados

4. Creación de plantillas de oficina

Las oficinas gubernamentales suelen tener mucho papeleo circulando para varios casos de uso diferentes. Por ejemplo, formularios de inmigración y vivienda. En Nextcloud Office, los usuarios tienen la posibilidad de crear plantillas personalizables que pueden utilizarse una y otra vez. Elige cualquier fuente, estilo o formato para tu plantilla y ponle un nombre para que sea fácilmente identificable.

Se pueden crear plantillas para documentos, presentaciones y hojas de cálculo en Nextcloud Office.

5. Conservación de archivos

La retención de archivos es la capacidad de controlar si tus archivos se borran y/o cuándo. Por ejemplo, si estás trabajando en un proyecto a corto plazo y muy confidencial, sería inteligente hacer que los archivos se borraran tras un determinado periodo de tiempo. Con la retención de archivos, puedes configurar estas funcionalidades y tener la seguridad de que los datos que no quieres se eliminan permanentemente.

La retención y eliminación de archivos también puede controlarse en base a etiquetas establecidas manual o automáticamente, garantizando el cumplimiento de los requisitos legales o prácticos de longevidad de los datos.

6. Tablas Nextcloud: La alternativa a Microsoft SharePoint

Nextcloud Tables es una alternativa local de código abierto a las listas de SharePoint que permite a los clientes hacer un seguimiento de los datos relevantes para su organización, como gastos, proyectos o clientes potenciales.

La aplicación integrada permite a los clientes construir, gestionar y trabajar con estructuras de datos, creando «apps» sencillas y conectándolas a otros componentes de Nextcloud para su automatización. La flexibilidad de las tablas permite a los usuarios adaptarlas a sus necesidades específicas.

Muchas organizaciones utilizan las Mesas Nextcloud por motivos de privacidad y cumplimiento.

7. Cortafuegos de archivos

Los cortafuegos de archivos controlan quién entra y sale de tus documentos y deciden si permiten o bloquean un tráfico concreto basándose en un conjunto definido de reglas.

En Nextcloud, el uso compartido puede restringirse a través del cortafuegos de archivos, con la posibilidad de filtrar por propiedades del usuario, como ubicación o grupo, o propiedades del archivo, como etiquetas asignadas (automática o manualmente), tipo de archivo y más.

8. Carpetas de grupo

La aplicación de carpetas de grupo de Nextcloud permite a los administradores crear grupos de usuarios con permisos especiales. Por ejemplo, el administrador puede configurar la capacidad de los usuarios para escribir, compartir y eliminar documentos dentro de la carpeta, así como controlar cuántos gigabytes se utilizan. La ventaja de las carpetas de grupo es el nivel de control que tienes sobre tus equipos y la posibilidad de ampliarlos.

Especialmente para organizaciones o gobiernos que valoran la gestión y las políticas estrictas, las carpetas de grupo te permiten tomar el control total de tus datos y ser una entidad digitalmente soberana.

9. Marca de agua Nextcloud Office

La marca de agua ayuda a proteger la información confidencial, como tus activos o tu marca, y garantiza la validez de un documento legal.

En Nextcloud, puedes activar fácilmente las marcas de agua en la «configuración de vista segura» y personalizarlas también con marcadores de posición como «confidencial» o «protegido por derechos de autor». Para crear un flujo de trabajo sencillo, puedes crear una etiqueta que ponga automáticamente una marca de agua en tus documentos cada vez que se utilice. Cuando abras el documento con marca de agua, podrás ver la fecha, la hora y el usuario que accedió al archivo. ¡Mira el vídeo para ver una demostración!

La marca de agua Nextcloud está disponible en Nextcloud Office (con Collabora Online) y ONLYOFFICE.