Che cosa è la sincronizzazione e condivisione dei file aziendali?
Il software di sincronizzazione e condivisione dei file aziendali consente agli utenti di accedere a documenti di lavoro, foto e video da qualsiasi dispositivo. Con una soluzione EFSS, puoi impedire ai tuoi dipendenti di utilizzare app di condivisione file di uso personale per archiviare, accedere e gestire dati aziendali al di fuori del controllo e della visibilità del reparto IT.
Principali differenziatori
I fattori più importanti che le aziende ricercano
Facilità d’uso
Un’interfaccia semplice e familiare è fondamentale per un’adozione rapida. Sebbene le soluzioni di gestione dei documenti più complesse, i prodotti groupware o gli strumenti di workflow stiano integrando funzionalità EFSS, risultano spesso troppo complicati, spingendo gli utenti a continuare a utilizzare Dropbox o Google Drive.
Integrazione delle infrastrutture
Un altro ostacolo chiave all’adozione è l’integrazione con i silos di dati esistenti e con la gestione degli utenti. Sebbene la maggior parte delle soluzioni off-premise si integri con Active Directory, in genere è necessario migrare i dati. Le soluzioni on-premise possono offrire accesso ai dati esistenti su Windows Network Drive, Sharepoint o archivi FTP, nonché a Outlook e altre integrazioni.
Collaborazione integrata
Il mercato si sta rapidamente spostando dalle soluzioni di scambio file verso flussi di lavoro integrati che includono video chat, gestione delle attività e modifica collaborativa dei documenti (evolvendosi così in “piattaforme di collaborazione sui contenuti”). Le soluzioni che adottano lentamente questi trend rappresentano un rischio a lungo termine per i propri clienti, poiché le migrazioni sono costose.
Caratteristiche principali
Cosa possono fare le applicazioni EFSS:
Sync files
Sync files from corporate storage to user desktops and mobile devices so users can work wherever they are
Share links
Let users share links to files and folders within and outside the organization to simplify collaboration
User management integration
Integrate in existing user management and enterprise applications so IT can manage access and permissions to data
Protect data
Protect data with anti-virus, encryption and Data Loss Prevention and provide auditing and reporting on activity around files
Cloud based or on premise
Most EFSS solutions are cloud-based. There are some hybrid and on premise file sync collaboration tools.
Come si presentano gli strumenti di collaborazione e sincronizzazione dei file aziendali
A typical EFSS web interface showing files and a sidebar with sharing options for the selected file
More advanced file sync collaboration tools allow real-time document editing and communication in one interface
To elevate collaboration, some platforms are integrating a real-time chat feature which allows users to discuss, share insights, and coordinate tasks directly within the system.
Sicurezza
Sicurezza di un software EFSS
Al software EFSS vengono affidati dati sensibili e di grande valore. La perdita di segreti aziendali a causa di furti, il rischio di fuga di dati privati dei clienti o il calo della produttività causato da un attacco ransomware sono enormi; per questo i fornitori di EFSS offrono una gamma di funzionalità di sicurezza all’avanguardia.
Quando scegli una soluzione sicura, tieni presente quanto segue:
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Più livelli di crittografia per la protezione di dati in transito, su disco e lato client
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Misure di sicurezza attive come l’autenticazione a due fattori avanzata e protezione da ransomware
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Rafforzamenti tecnologici, come il rilevamento di attacchi brute force e le protezioni di sicurezza del browser come CSP e SCC
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Un programma di ricompensa per bug di sicurezza ben gestito, proporzionato al valore dei dati archiviati
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Caratteristiche uniche che mostrano l’attenzione di un fornitore per la sicurezza, come la protezione basata su machine learning o nuove misure di protezione per la condivisione dei file
Rischi
Office 365 non è conforme al GDPR
L’utilizzo di Office 365 aumenta notevolmente i rischi di conformità. Come molte altre soluzioni SaaS, non rispetta i requisiti richiesti e mette a rischio i dati aziendali, come dimostrato da una Valutazione d’Impatto sulla Protezione dei Dati su Office 365 realizzata dal governo olandese, che ha ribadito tali criticità a metà 2020. Ciò è avvenuto dopo che sono stati individuati gravi difetti e si è promesso che sarebbero stati risolti inizialmente all’inizio del 2019 e poi più avanti nello stesso anno. Le controversie legali sono in costante aumento e possono causare danni significativi.
Il SaaS nei cloud pubblici rappresenta una soluzione ad alto rischio! Un sondaggio McAfee ha mostrato che il 25% delle organizzazioni che utilizzano il cloud pubblico ha subito furti di dati.
Confronta OneDrive con Nextcloud
Confronta il più diffuso EFSS basato su cloud, Microsoft OneDrive, con la piattaforma open source di sincronizzazione e condivisione dei file, Nextcloud.
Nextcloud on-premise come alternativa
Perché il self-hosting?
Mantenere semplicemente i propri dati dietro il firewall aziendale o presso un provider di hosting locale, anziché in un cloud statunitense, semplifica la conformità e la sicurezza.
Con Nextcloud non perdi i vantaggi della moderna collaborazione cloud e della produttività del team!
Perché sincronizzare e condividere i file?
Il tuo FTP o l’unità di rete Windows semplicemente non sono sufficienti: i dipendenti li aggirano invece di utilizzarli correttamente, ricorrendo a Dropbox e ad altre soluzioni non sicure.
Nextcloud restituisce al tuo reparto IT il controllo sui tuoi dati.
Perché Nextcloud?
Nextcloud offre una combinazione unica di sicurezza e controllo sui dati senza compromettere l’usabilità.
Essere open source significa non essere vincolati a nessun fornitore e raggiungere un livello di integrazione senza precedenti nell’infrastruttura aziendale.
Implementazione rapida: proteggi i tuoi dati ora
Nextcloud è notoriamente facile da implementare e da utilizzare, un fattore chiave alla base della sua leadership di mercato.
Orientato al futuro
Nextcloud è stato creato pensando alla collaborazione
Gartner in genere chiama le soluzioni in questo ambito Enterprise file sync and share o EFSS. Negli ultimi anni, il mercato si è evoluto verso l’offerta di una EFSS di nuova generazione, denominata content collaboration platform, che integra funzionalità di modifica dei documenti online, comunicazione e pianificazione, a complemento delle tecnologie di scambio file.
Nextcloud è un fornitore leader in questo nuovo ambito, offrendo queste funzionalità attraverso Nextcloud Groupware e Nextcloud Talk, con strumenti di comunicazione perfettamente integrati in Files. Gli utenti possono allegare una nota alle condivisioni, commentare i file, aprire una chat o addirittura avviare direttamente una chiamata, collegando i file a queste conversazioni per tenere traccia di tutto. La posta elettronica e il calendario integrati collegano progetti e team ai file con cui lavorano e, con Deck, Nextcloud fornisce un’app di bacheca Kanban che funziona insieme a tutti questi strumenti.
Tutte queste funzionalità sono disponibili anche in mobilità e funzionano oltre i confini organizzativi, permettendo l’autogestione degli utenti grazie al supporto integrato per la creazione di account ospiti e a link di condivisione pubblici che non richiedono accesso, ma possono essere protetti da password.
I tuoi vantaggi
No new data silos
Modern organizations have data in a wide variety of silos like Sharepoint, Windows Network Drives, FTP sites and (often without knowledge of management) Dropbox or Google Drive. Nextcloud acts as a single file access, sync and share layer across all these storage systems, integrating with enterprise native account handling like LDAP or SAML.
Learn more
Under IT’s control
No matter the storage solution used, Nextcloud can ensure corporate policies are followed. Sharing can be restricted through the file firewall, filtering on user properties like location or group, or file properties like (automatically or manually) assigned tags, file type and more. With storage transparent to users, generic data can remain where it is while IT can make sure that business critical or compliance-relevant information is stored on internal infrastructure and does not leave the company. Use our secure File Drop to let customers upload files to you in a easy and secure way!
With uniquely layered encryption
Nextcloud offers a supremely easy to use, well integrated file sync and share solution with an uniquely layered approach to security. Together with the support for nearly any storage technology, it features server-side encryption and offers the ability to employ end-to-end, client side encryption for a subset of user files. Rather than making it an either-or choice, your business can rely on utmost security where it is needed but keep collaborative online document editing and full-text search on the server over the rest of the stored data.
At global scale and ensuring data locality
Our unique Global Scale technology enables multiple Nextcloud instances to work as one, enabling enterprises to maintain multiple locations. Local regulations to ensure data locality can be satisfied without user impact and scaling to millions of users can be done cost-effectively.
Progettato per il mondo reale
Secure FTP sharing
Users can access data on a FTP drive shared with another company; while data stored on an external object storage could be encrypted using server-side encryption so the storage provider has no way to compromise their security.
Encryption
Meanwhile, files from the HR department are always enforced to be end-to-end encrypted on their clients, protecting their files from even the worst case of a full server breach.
Storage
In the back-end, IT can use a mix of local NFS or SharePoint storage, public S3 compatible storage and even blockchain technology to find the perfect mix between performance, reliability, security and cost.
Security
The layered approach to security makes sure users have the maximum amount of productivity in their web interface while making sure sensitive data receives the ultimate protection, client-to-client. Keeping it all in a single solution simplifies management and avoids mistakes from users or IT departments that might cause costly data leaks
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