9 fonctionnalités Nexcloud pour les utilisateurs des organisations gouvernementales

Face aux préoccupations croissantes concernant la confidentialité des données et les nouvelles réglementations, les organismes publics se détournent de plus en plus des fournisseurs étrangers proposant des services d’informatique dans le cloud. La meilleure solution pour les organismes publics est d’être numériquement souverains, ou en d’autres termes, d’avoir le contrôle de leur propre situation informatique. Nextcloud offre aux organismes publics la solution idéale – une solution de cloud privé auto-hébergée dont vous avez le contrôle total. Pas de perte de données vers des tiers, pas de verrouillage des fournisseurs, un code entièrement vérifiable et, enfin, des fonctions de sécurité et de collaboration à la pointe de l’industrie.

Dans ce blog, nous vous présentons les 9 caractéristiques, applications et fonctionnalités les plus populaires de Nextcloud qui permettent à votre organisation gouvernementale de boucler la boucle et d’être numériquement souveraine.

1. File Drop pour les dossiers cryptés de bout en bout

Vous utilisez peut-être déjà File Drop – la fonctionnalité Nextcloud qui permet à votre personnel externe, à vos clients et à vos partenaires de télécharger facilement des fichiers vers un dossier cloud sécurisé par le biais d’un lien hypertexte.

Avec la nouvelle version Hub 4 (Nextcloud 26), File Drop inclut désormais l’option de téléchargement dans des dossiers cryptés de bout en bout pour une sécurité accrue au sein de votre organisme public. Recevez des fichiers confidentiels de manière sécurisée et fiable sans vous soucier des failles de sécurité. C’est un échange de fichiers simple, sécurisé et sans contraintes.

2. Historique des versions

Lorsque vous utilisez votre Nextcloud Office dans le cloud, vous n’avez jamais à vous soucier de perdre des données si votre ordinateur s’éteint soudainement ou si vous quittez accidentellement votre onglet. C’est grâce aux versions de Nextcloud. Chaque fois que vous quittez votre travail (intentionnellement ou non), la dernière copie sera toujours sauvegardée automatiquement et disponible pour revenir en arrière.

Avec Hub 4, vous pouvez nommer les versions afin d’identifier facilement vos copies et d’y revenir en cas de besoin. Par exemple, vous pouvez nommer la première version de votre document « original », la deuxième version « Jane’s edit » ou enfin « final draft ». L’historique des versions est extrêmement utile dans le cadre d’une collaboration sur un projet, dans des cas confidentiels et pour la rédaction de contenu. Vous avez l’assurance que toute version créée est sauvegardée aussi longtemps que vous le souhaitez et qu’elle ne sera jamais supprimée.

3. Boîtes aux lettres partagées

Disposer d’une boîte aux lettres partagée est un excellent outil pour les équipes qui doivent gérer leur communication de manière coopérative. Les boîtes aux lettres partagées ont été conçues pour assurer la transparence, le partage des informations et la gestion de la boîte de réception.

Les boîtes aux lettres partagées fonctionnent de manière transparente grâce aux listes de contrôle d’accès (LCA). Les LCA permettent aux utilisateurs de partager leur dossier de messagerie avec d’autres utilisateurs de l’instance – sans même partager un nom d’utilisateur ou un mot de passe. Les LCA permettent même de cacher certains dossiers ou boîtes aux lettres aux autres utilisateurs, de sorte que seule la boîte de réception principale est partagée.

Il existe de nombreux cas d’utilisation pour les boîtes aux lettres partagées :

• Équipes d’assistance informatique – les utilisateurs partagent facilement le compte et ont accès à toutes les données.
• Congés de maternité ou remplacements lors de vacances – l’utilisateur remplaçant peut prendre en charge la boîte aux lettres sans que la personne qui part temporairement n’en perde l’accès.
• Rôles de travail partagés – les utilisateurs peuvent prendre en charge des travaux ad hoc et rester informés.

4. Création de modèles de documents

Les administrations publiques font souvent circuler de nombreux documents pour différents cas d’utilisation. Par exemple, les formulaires d’immigration et de logement. Dans Nextcloud Office, les utilisateurs ont la possibilité de créer des modèles personnalisables qui peuvent être utilisés à plusieurs reprises. Choisissez n’importe quelle police, style ou format pour votre modèle et donnez-lui un nom pour qu’il soit facilement identifiable.

Les modèles peuvent être créés pour des documents, des présentations et des feuilles de calcul dans Nextcloud Office.

5. Archivage des fichiers

La fonction Archivage de fichiers est la capacité de contrôler si et/ou quand vos fichiers sont supprimés. Par exemple, si vous travaillez sur un projet à court terme et hautement confidentiel, il serait judicieux de supprimer les fichiers après un certain temps. Grâce à cette fonction, vous pouvez configurer ces fonctionnalités et vous assurer que les données dont vous ne voulez pas sont définitivement supprimées.

L’archivage et la suppression des fichiers peuvent également être contrôlées sur la base de balises définies manuellement ou automatiquement, ce qui permet de respecter les exigences légales ou pratiques en matière de durée de vie des données.

6. Nextcloud Tables : L’alternative à Microsoft SharePoint

Nextcloud Tables est une alternative aux listes SharePoint sur site et open source qui permet aux clients de suivre les données pertinentes pour leur organisation, telles que les dépenses, les projets ou les pistes de vente.

L’application intégrée permet aux clients de construire, de gérer et de travailler avec des structures de données, en créant des « applications » faciles et en les connectant à divers autres composants de Nextcloud pour l’automatisation. La flexibilité des tableaux permet aux utilisateurs d’adapter le tableau à leurs besoins spécifiques.

De nombreuses organisations utilisent les tableaux Nextcloud pour des raisons de confidentialité et de compatibilité.

7. Pare-feu de fichiers

Les pare-feu de fichiers surveillent qui accède à vos documents, et décident d’autoriser ou de bloquer un trafic spécifique sur la base d’un ensemble de règles définies.

Dans Nextcloud, le partage peut être limité par le pare-feu de fichiers, avec la possibilité de filtrer sur les propriétés de l’utilisateur comme l’emplacement ou le groupe, ou les propriétés du fichier comme les balises attribuées (automatiquement ou manuellement), le type de fichier et plus encore.

8. Dossiers de groupe

L’application de dossiers de groupe de Nextcloud permet aux administrateurs de créer des groupes d’utilisateurs avec des autorisations spéciales. Par exemple, l’administrateur peut configurer la capacité des utilisateurs à écrire, partager et supprimer des documents dans le dossier, ainsi que contrôler le nombre de gigaoctets utilisés. L’avantage des dossiers de groupe est le niveau de contrôle que vous avez sur vos équipes et la possibilité le faire évoluer.

En particulier pour les organismes publics ou gouvernementaux qui privilégient une gestion et des politiques strictes, les dossiers de groupe vous permettent de prendre le contrôle total de vos données et d’être une entité numériquement souveraine.

9. Filigrane Nextcloud Office

Le filigrane aide à protéger les informations confidentielles, comme vos actifs ou votre marque, et garantit la validité d’un document juridique.

Dans Nextcloud, vous pouvez facilement activer le filigrane dans les « paramètres d’affichage sécurisés » et les personnaliser avec des espaces réservés tels que « confidentiel » ou « protégé par les droits d’auteur ». Pour créer un flux de travail simple, vous pouvez créer une étiquette qui filigranera automatiquement vos documents chaque fois qu’elle est utilisée. Lorsque vous ouvrez le document filigrané, vous pouvez voir la date, l’heure et l’utilisateur qui a accédé au fichier. Regardez la vidéo pour une démonstration !

Le filigrane Nextcloud est disponible dans Nextcloud Office (avec Collabora Online) et ONLYOFFICE.