La sécurité du partage en ligne est un sujet souvent abordé, mais la plupart des gens ne souhaitent pas se pencher sur les aspects techniques du partage de fichiers sécurisé. D’autres semblent être toujours sur leurs gardes mais oublient inévitablement une ou deux mesures de protection importantes.
Le partage de fichiers sans tenir compte des risques pour la vie privée peut entraîner toute une série de problèmes, exposant les individus et les organisations à des menaces potentielles. Voici quelques-uns des problèmes les plus courants rencontrés lorsque vous ne partagez pas vos fichiers dans des conditions de sécurité optimales :
Nous savons avec certitude que les entreprises et les particuliers doivent absolument connaître les principes de base du partage sécurisé de fichiers. Et bien que cela puisse sembler difficile à gérer pour un utilisateur lambda, en fait, tous les instruments sont à votre disposition. Découvrons-les !
La protection de votre stockage de fichiers est le principe de base de la sécurité des fichiers 101. Cela peut paraître très généraliste, mais quels sont les éléments les plus importants à prendre en compte pour commencer ? Voici les principes de base de la protection de stockage des données à garder à l’esprit.
Mettre en place des contrôles d’accès stricts pour limiter les personnes autorisées à accéder aux fichiers et à les modifier.
Utilisez des contrôles d’accès basés sur les règles de groupe pour attribuer des autorisations en fonction des rôles ou des responsabilités des membres de l’équipe.
Le stockage local des fichiers, c’est-à-dire sur votre appareil personnel (ordinateur, smartphone, etc.) ou sur un réseau local, présente certains avantages en matière de sécurité. Dans ce cas, vous êtes véritablement propriétaire de vos données, et aucune d’entre elles n’est accessible via un fournisseur de services cloud.
Renforcer les mécanismes d’authentification des utilisateurs. Utilisez des mots de passe complexes, l’authentification à deux facteurs (2FA) et l’authentification unique pour ajouter une couche de sécurité supplémentaire – tout dépend du niveau de sécurité requis et de vos ressources.
Faites régulièrement des sauvegardes de vos fichiers pour éviter les pertes de données dues à des pannes de matériel, à des suppressions accidentelles ou à d’autres événements imprévus. Conservez des copies de sauvegarde dans un endroit sûr et séparé – sur votre disque local ou dans un autre cloud.
Un stockage sécurisé qui n’espionne pas vos données est un choix fondamental. Aucune fonction de sécurité sophistiquée n’est utile lorsque vous utilisez des services peu sûrs pour stocker et partager vos documents. Se détourner des Big Tech telles que Google et Microsoft, c’est déjà s’engager sur la bonne voie.
Nexctloud Hub est sécurisée de par sa conception, vous permettant d’héberger vos données localement ou dans le cloud de confiance. Des options de partage flexibles permettent de contrôler l’accès non seulement aux fichiers de votre espace de stockage, mais aussi à de nombreux autres éléments, tels que les panneaux Deck, les Collectifs, etc.
La sécurité de l’authentification de classe entreprise dans Hub offre des fonctionnalités telles que 2FA, SSO, SAML 2.0, la prise en charge de LDAP/Active Directory, et des options de sauvegarde fiables, y compris la sauvegarde peer-to-peer pour les utilisateurs privés avec l’application Nextcloud Backup.
Les liens temporaires sont un outil efficace qui vous permet d’améliorer la sécurité de vos fichiers sans trop d’efforts. Non seulement ils limitent le temps d’accès de l’utilisateur cible lorsqu’il n’y a pas d’autre moyen de révoquer l’accès, mais ils contribuent également à minimiser la fenêtre d’opportunité pour les autres. Cette fonction est particulièrement utile dans les cas où vous devez partager un fichier temporairement pour un usage ou un événement spécifique.
Faites attention à la date d’expiration du lien et choisissez un service de partage de fichiers sûr et reconnu. Il faut encore prendre des mesures de sécurité supplémentaires. Par exemple, le cryptage en transit et en attente pour assurer une protection complète des fichiers partagés.
Dans Nextcloud, vous pouvez partager des liens de fichiers et de dossiers en toute sécurité avec des dates d’expiration optionnelles. Si votre lien commence à circuler, vous pouvez être sûr que cela ne durera pas. Pas besoin de se préoccuper des partages oubliés. Au lieu de se fier à des personnes pour révoquer l’accès après un certain temps, le lien devient automatiquement inactif.
Il arrive que vous deviez partager un contenu dans son intégralité, mais que vous souhaitiez vous assurer qu’il n’est pas réutilisé de manière inappropriée : téléchargé, imprimé, copié, etc. Il existe des mesures supplémentaires qui permettent de prévenir ces actions.
Les filigranes permettent de protéger le contenu des documents lorsque les utilisateurs ont un accès complet au fichier. Lorsqu’ils sont imprimés, par exemple, ces documents contiennent des informations supplémentaires sur l’auteur afin de protéger vos droits. Un filigrane peut être personnalisé et comprend généralement le nom de l’auteur, la date de création et d’autres informations essentielles. La plupart des suites bureautiques prennent en charge le filigrane.
Certaines options de partage peuvent inclure une limitation du téléchargement – les utilisateurs peuvent accéder à votre fichier en ligne mais ne peuvent pas le télécharger sur leur appareil pour le réutiliser, l’envoyer à d’autres utilisateurs via des canaux non autorisés ou le télécharger quelque part sur le web.
Dans Nextcloud Hub, vous pouvez utiliser des filigranes et cacher l’option de téléchargement aux autres utilisateurs. En outre, vous pouvez ajouter des niveaux d’autorisation supplémentaires interdisant certaines actions telles que la modification et la suppression. Le partage de liens externes est géré de manière centralisée dans les paramètres des liens et peut être activé à tout moment.
Le stockage sécurisé et la protection des fichiers sont essentiels, mais le partage des mots de passe de vos fichiers par le biais de messages privés met tout en péril. Les canaux que nous utilisons le plus souvent pour partager nos fichiers ou nos liens sont les messageries et les applications de courrier électronique, qui ne sont pas toujours sécurisées. Comment choisir le bon ?
Si vous partagez des fichiers par courrier électronique, pensez à utiliser des services de courrier électronique sécurisés tels que ProtonMail ou Tutanota. Ces derniers offrent un cryptage de bout en bout pour les courriers électroniques et les pièces jointes. Utilisez des applications de messagerie instantanée qui offrent un chiffrement de bout en bout, telles que Signal ou WhatsApp. Ces applications garantissent que seul le destinataire prévu peut décrypter les fichiers partagés et y accéder. Nextcloud Hub intègre à la fois le client de messagerie en ligne et le tchat Talk, offrant ainsi une plateforme de communication sécurisée tout-en-un qui fonctionne naturellement avec votre système de partage de fichiers.
Si vous partagez des fichiers sur un réseau, utilisez un VPN pour crypter la connexion et protéger les données contre d’éventuelles fuites. Lorsque vous vous connectez à un réseau Wi-Fi public, vos données sont susceptibles d’être interceptées par des acteurs malveillants sur le même réseau. Un VPN crypte vos données, ce qui complique considérablement la tâche des pirates qui voudraient écouter vos conversations ou s’emparer de toute autre information sensible.
Utilisez des plateformes de collaboration sécurisées qui offrent un cryptage de bout en bout et d’autres fonctions de sécurité. Les plateformes tout-en-un comme Nextclud Hub intègrent tout un écosystème d’outils, y compris le courrier électronique et la messagerie instantanée. De plus, le partage de vos fichiers à l’intérieur du même périmètre est le plus sûr que vous puissiez obtenir. Mieux encore, vous hébergez localement et vous êtes entièrement propriétaire de vos données.
La protection par mot de passe est disponible dans la plupart des suites bureautiques modernes, en ligne et hors ligne. Certaines applications de stockage disposent également d’une fonction de protection par mot de passe. Bien qu’elle ne soit pas tout à fait pratique, cette fonction est très sûre et convient donc lorsque vous avez besoin d’une sécurité maximale.
Que se passe-t-il lorsque vous protégez un document par mot de passe ? Le contenu du document est protégé par un algorithme cryptographique. Cela signifie que le texte, les images et les autres données contenues dans le document sont brouillés ou transformés dans un format illisible sans la clé de décryptage correcte. Cela vous permet de partager des fichiers en toute sécurité, même via des canaux communs.
Les documents protégés par un mot de passe sont généralement accessibles de manière universelle dans toutes les applications. Un fichier dont le mot de passe a été défini dans un logiciel peut être ouvert dans une autre application qui permet de travailler avec des mots de passe. Certaines applications permettent même de protéger certaines actions comme la modification ou le commentaire par un mot de passe alors que le contenu du document reste accessible à tous.
Nextcloud Office vous permet également de protéger les liens par des mots de passe afin de vous assurer que seuls les utilisateurs autorisés ont accès au fichier partagé, même si le lien du fichier devient accessible au public. C’est également un moyen de protéger les fichiers individuels lorsque vous partagez le dossier publiquement. La protection des liens est plus pratique que le cryptage des fichiers : vous ne risquez pas d’oublier votre propre mot de passe puisque vous n’en avez pas besoin.
Les mots de passe de fichier sont également pris en charge dans Office, au cas où vous devriez travailler avec des données plus sensibles. Ces fichiers peuvent être ouverts dans d’autres logiciels qui prennent en charge la protection par mot de passe, ce qui facilite le partage des fichiers avec des personnes extérieures au Hub.
En d’autres termes, le cryptage de bout en bout consiste à crypter les données sur un appareil et à les décrypter sur un autre, ces appareils constituant les deux « extrémités ». Les fichiers chiffrés de bout en bout sont stockés et transférés sous une forme sécurisée et chiffrée avant qu’un utilisateur disposant d’un accès autorisé n’ait besoin d’ouvrir un fichier pour travailler dessus. Il s’agit souvent de crypter un fichier à l’aide d’un mot de passe, mais parfois l’ensemble du stockage ou certains de ses dossiers peuvent être cryptés pour une protection ultime.
Le client de bureau Nextcloud offre un cryptage de bout en bout côté client sous forme de fonctionnalité au niveau du dossier. Cette option renforce la sécurité des données très sensibles, garantissant leur protection totale même en cas de piratage du serveur.
La fonctionnalité File Drop de Nextcloud permet aux clients, aux patients, aux clients ou aux partenaires de télécharger en toute sécurité des fichiers vers un dossier cloud désigné que vous avez partagé avec eux par le biais d’un lien hypertexte. Les données restent, à tout moment, sur place, sous l’entière autorité du service informatique. File Drop propose également la création de liens temporaires, le cryptage des données en attente et en transit, ainsi que la protection des fichiers par mot de passe.
Nextcloud Hub est l’une des plateformes collaboratives les plus sûres grâce à notre engagement en faveur de la protection de la vie privée. Et pas seulement pour le partage de fichiers. Chaque application que nous créons et ajoutons à notre écosystème a pour objectif la protection de la vie privée – Mail, Talk, Agenda, Notes, Fichiers, et bien d’autres encore – et travaille en synergie pour offrir une collaboration de premier ordre aux particuliers et aux entreprises.
Et surtout, Nextcloud Hub est gratuit et illimité pour les utilisateurs privés et les entreprises. Optez pour la version Enterprise pour bénéficier d’une assistance dédiée 24/7 et d’une garantie de performances stables lorsque vous gérez un déploiement critique.
La synchronisation et le partage de fichiers avec Nextcloud sont disponibles sur les plateformes mobiles et dans les environnements de bureau, offrant un niveau de confidentialité encore plus élevé et un confort ultime.
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