Was ist Enterprise File Sync and Share?
Enterprise-File-Sync-and-Share-Plattformen geben Mitarbeitenden Zugriff auf Arbeitsdokumente, Fotos und Videos von jedem ihrer Geräte aus. Eine EFSS-Lösung sorgt dafür, dass Mitarbeitende Unternehmensdaten nicht über Consumer-Apps speichern, verwalten oder darauf zugreifen – und hält so die Kontrolle sicher in den Händen der IT.
Wichtigste Unterscheidungsmerkmale
Die wichtigsten Faktoren, nach denen Unternehmen suchen
Benutzerfreundlichkeit
Eine einfache, vertraute Benutzeroberfläche ist der Schlüssel für eine schnelle Akzeptanz. Viele Dokumentenmanagement- oder Workflow-Lösungen versuchen zwar, EFSS-Funktionen zu integrieren, bleiben für Anwender aber oft zu kompliziert – weshalb sie weiterhin auf Dropbox oder Google Drive zurückgreifen.
Systemintegration
Ein weiteres wichtiges Hindernis für die Einführung ist die Integration in bestehende Datensilos und das Benutzermanagement. Während sich die meisten extern gehosteten Lösungen in Active Directory integrieren lassen, müssen in der Regel Daten migriert werden. Mit selbst gehosteten Lösungen greifen Sie direkt auf vorhandene Daten in Windows-Netzlaufwerken, SharePoint oder FTP-Speichern zu – inklusive Outlook und weiterer Integrationen.
Nahtlose Zusammenarbeit
Der Markt entwickelt sich zunehmend von einfachen Dateiaustauschlösungen hin zu integrierten Arbeitsabläufen mit Video-Chat, Aufgabenmanagement und gemeinsamer Dokumentbearbeitung – kurz: zu sogenannten „Content-Collaboration-Plattformen“. Lösungen, die diese Trends nur langsam übernehmen, stellen für ihre Kunden langfristige Risiken dar, da Migrationen kostspielig sind.
Schlüsselelemente
Was EFSS-Anwendungen können:
Sync files
Sync files from corporate storage to user desktops and mobile devices so users can work wherever they are
Share links
Let users share links to files and folders within and outside the organization to simplify collaboration
User management integration
Integrate in existing user management and enterprise applications so IT can manage access and permissions to data
Protect data
Protect data with anti-virus, encryption and Data Loss Prevention and provide auditing and reporting on activity around files
Cloud based or on premise
Most EFSS solutions are cloud-based. There are some hybrid and on premise file sync collaboration tools.
Enterprise File Sync and Share auf einen Blick
A typical EFSS web interface showing files and a sidebar with sharing options for the selected file
More advanced file sync collaboration tools allow real-time document editing and communication in one interface
To elevate collaboration, some platforms are integrating a real-time chat feature which allows users to discuss, share insights, and coordinate tasks directly within the system.
Sicherheit
Must-have Sicherheitsfunktionen für EFSS
EFSS-Software wird mit wertvollen und sensiblen Daten betraut. Der Verlust von Geschäftsgeheimnissen durch Diebstahl, das Risiko des Lecks privater Kundendaten oder der Produktivitätsverlust durch einen Ransomware-Angriff ist enorm, und daher bieten EFSS-Anbieter eine Reihe von hochmodernen Sicherheitsfunktionen.
Achten Sie bei der Auswahl einer sicheren Lösung auf Folgendes:
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Mehrere Verschlüsselungsebenen für den Schutz während der Übertragung, auf der Festplatte und auf Client-Seite
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Aktive Sicherheitsmaßnahmen wie erweiterte Zwei-Faktor-Authentifizierung und Ransomware-Schutz
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Technische Sicherheitsmaßnahmen wie Brute-Force-Schutz und Browser-Sicherheitsrichtlinien (CSP, SCC)
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Ein durchdachtes Bug‑Bounty‑Programm, dessen Umfang und Prämienvergabe verhältnismäßig zum Wert der gespeicherten Daten festgelegt werden.
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Sicherheitsfunktionen, die zeigen, dass der Anbieter Sicherheit großschreibt – z. B. KI-basierter Schutz oder innovative Methoden für sicheren Dateiaustausch.
Risiken
Office 365 ist nicht DSGVO-konform
Die Verwendung von Office 365 erhöht die Compliance-Risiken erheblich. Wie zahlreiche andere SaaS-Lösungen erfüllt Office 365 nicht die Anforderungen und setzt Unternehmensdaten einem Risiko aus – wie die 2024 getroffene Entscheidung des Europäischen Datenschutzbeauftragten (EDPS) bestätigt. Bereits in vorherigen Jahren waren schwerwiegende Mängel festgestellt worden. Es werden kontinuierlich rechtliche Schritte eingeleitet, die erheblichen Schaden anrichten können.
SaaS in öffentlichen Clouds ist eine riskante Lösung! Laut einer McAfee-Umfrage waren bereits 25 % der Organisationen, die öffentliche Cloud-Dienste nutzen, von Datendiebstahl betroffen.
Vergleichen Sie OneDrive mit Nextcloud
Vergleichen Sie die EFSS-Plattform Microsoft OneDrive mit Nextcloud, der sicheren Open-Source-Lösung für Dateisynchronisierung und -freigabe.
Nextcloud lokal installiert – die smarte Alternative
Warum selbst hosten?
Indem Sie Ihre Daten hinter Ihrer Firmenfirewall oder bei einem lokalen Hosting-Provider speichern, anstatt in einer US-Cloud, wird die Einhaltung von Compliance-Richtlinien und Sicherheit erleichtert.
Mit Nextcloud verlieren Sie nicht die Vorteile der modernen Cloud-Zusammenarbeit und der Teamproduktivität!
Warum File Sync and Share?
Ihr FTP oder Windows-Netzlaufwerk reichen einfach nicht aus – Mitarbeiter arbeiten mit Dropbox und anderen unsicheren Lösungen, anstatt mit ihnen.
Nextcloud gibt Ihrer IT die Kontrolle über Ihre Daten zurück.
Warum Nextcloud?
Mit Nextcloud behalten Sie die Kontrolle über Ihre Daten und genießen gleichzeitig eine sichere und benutzerfreundliche Plattform.
Open Source bedeutet für Sie: keine Abhängigkeit von einem Anbieter und maximale Flexibilität bei der Einbindung in Ihre Unternehmensinfrastruktur.
Schnelle Bereitstellung. Rundumschutz für Ihre Daten.
Nextcloud ist bekannt für seine einfache Bereitstellung und intuitive Bedienung – ein wesentlicher Grund für seine führende Marktposition.
Bereit für die Zukunft mit Nextcloud
Zusammenarbeit neu gedacht
Gartner bezeichnet Lösungen in diesem Bereich in der Regel als Enterprise File Sync and Share oder EFSS. In den letzten Jahren hat sich der Markt weiterentwickelt und bietet mittlerweile eine neue Generation von EFSS-Lösungen, die als Content-Collaboration-Plattformen bezeichnet werden. Sie integrieren Online-Dokumentenbearbeitung, Kommunikationstools und Planungsfunktionen und erweitern damit die klassischen File-Sync-and-Sharing-Technologien.
Nextcloud ist ein führender Anbieter in diesem neuen Bereich und bietet diese Funktionen mit Nextcloud Groupware und Nextcloud Talk, die nahtlose Kommunikationsfunktionen bieten und in Nextcloud Files integriert sind. Benutzer können Dateien kommentieren, Notizen hinzufügen, Chats oder Anrufe starten und alles direkt mit den betreffenden Dateien verknüpfen – für maximale Übersicht Integrierte E-Mail- und Kalenderfunktionen verbinden Projekte und Teams mit den Dateien, mit denen sie arbeiten, und mit Deck bietet Nextcloud eine Kanban-Board-App, die mit all diesen Funktionen zusammenarbeitet.
All diese Funktionen sind mobil verfügbar und arbeiten über organisatorische Grenzen hinweg. Dank der integrierten Unterstützung für Gastkonten und öffentliche Freigabelinks, die kein Login erfordern, aber optional passwortgeschützt sein können, können Benutzer ihre Freigaben selbst verwalten.
Ihre Vorteile
No new data silos
Modern organizations have data in a wide variety of silos like Sharepoint, Windows Network Drives, FTP sites and (often without knowledge of management) Dropbox or Google Drive. Nextcloud acts as a single file access, sync and share layer across all these storage systems, integrating with enterprise native account handling like LDAP or SAML.
Learn more
Under IT’s control
No matter the storage solution used, Nextcloud can ensure corporate policies are followed. Sharing can be restricted through the file firewall, filtering on user properties like location or group, or file properties like (automatically or manually) assigned tags, file type and more. With storage transparent to users, generic data can remain where it is while IT can make sure that business critical or compliance-relevant information is stored on internal infrastructure and does not leave the company. Use our secure File Drop to let customers upload files to you in a easy and secure way!
With uniquely layered encryption
Nextcloud offers a supremely easy to use, well integrated file sync and share solution with an uniquely layered approach to security. Together with the support for nearly any storage technology, it features server-side encryption and offers the ability to employ end-to-end, client side encryption for a subset of user files. Rather than making it an either-or choice, your business can rely on utmost security where it is needed but keep collaborative online document editing and full-text search on the server over the rest of the stored data.
At global scale and ensuring data locality
Our unique Global Scale technology enables multiple Nextcloud instances to work as one, enabling enterprises to maintain multiple locations. Local regulations to ensure data locality can be satisfied without user impact and scaling to millions of users can be done cost-effectively.
Für die reale Welt konzipiert
Sichere FTP-Freigabe
Benutzer haben Zugriff auf Daten, die auf einem FTP-Laufwerk liegen, das mit einem anderen Unternehmen geteilt wird. Daten im externen Objektspeicher können dagegen per Server-Side Encryption verschlüsselt werden, wodurch der Speicheranbieter keinen Zugriff auf die unverschlüsselten Informationen erhält.
Verschlüsselung
Gleichzeitig werden Dateien der Personalabteilung immer auf ihren Clients durchgängig verschlüsselt, sodass ihre Dateien auch im schlimmsten Fall eines vollständigen Servereinbruchs geschützt sind.
Speicherung
Im Back-End kann die IT verschiedene Speicherlösungen kombinieren – etwa lokalen NFS- oder SharePoint-Speicher, öffentlichen S3-kompatiblen Speicher oder sogar Blockchain-Technologie –, um die ideale Balance zwischen Leistung, Zuverlässigkeit, Sicherheit und Kosten zu erzielen.
Sicherheit
Durch den mehrschichtigen Sicherheitsansatz können Benutzer in der Weboberfläche effizient arbeiten, während ihre sensiblen Daten – von einem Client zum anderen – optimal geschützt sind. Die Zusammenführung aller Funktionen in einer einzigen Lösung vereinfacht das Management und reduziert das Risiko von Benutzer- oder IT-Fehlern, die zu kostspieligen Datenlecks führen könnten.
Kontaktieren Sie uns
Sprechen Sie mit uns, um zu erfahren, wie Sie Ihre Unternehmensdaten zuverlässig schützen.
