Nextcloud ermöglicht sichere Zusammenarbeit im Bundesministerium Österreichs

Zusammenfassung

Das Bundesministerium für Wirtschaft, Energie und Tourismus (BMWET) beschäftigt rund 1200 Mitarbeiter an seinem Hauptsitz in Wien und an vier externen europäischen Standorten. Ziel des Bundesministeriums ist es, die wirtschaftlichen Chancen in Österreich zu stärken, das Wachstum voranzutreiben und eine nachhaltige wirtschaftliche Erholung zu gewährleisten. Damit gehen die Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie der österreichischen Unternehmen und Bürgerinnen und Bürger einher.

Im Jahr 2024 stand das österreichische Bundesministerium für Wirtschaft, Energie und Tourismus (BMWET) vor der dringenden Notwendigkeit, seine Kollaborationstools zu modernisieren, nachdem Skype for Business eingestellt worden war. Darüber hinaus mussten sie die strengen Vorschriften der DSGVO und NIS2 einhalten. Obwohl sowohl das Management als auch die Nutzer zunächst Microsoft Teams bevorzugten, zeigte eine rechtliche Risikobewertung erhebliche Bedenken hinsichtlich der Verarbeitung von Cloud-Daten.

Um reibungslose Abläufe sicherzustellen, setzte das Ministerium auf einen hybriden Ansatz: Nextcloud wurde für sichere File-Sharing- und Kommunikationsprozesse on-premises bereitgestellt, ergänzt durch Sendent zur Integration mit Outlook-Workflows und Teams für externe Meetings. Das Ergebnis war ein bedeutender Schritt in Richtung digitaler Souveränität. Die neue benutzerfreundliche Plattform verbessert die Compliance, verringert die Abhängigkeit von einem Anbieter (den sogenannten Vendor Lock-In) und überzeugt selbst skeptische Nutzer.

Sicherstellung von Compliance-Anforderungen bei gleichzeitiger Modernisierung der IT-Infrastruktur

Im Jahr 2024 stand das BMWET vor der Herausforderung, ihre Kollaborationstools zu modernisieren und gleichzeitig die strengen österreichischen Anforderungen an die digitale Souveränität einzuhalten. Hinzu kam die Herausforderung, dass der Support für Skype for Business – das bisher genutzte Tool – dem Ende zuging.

Microsoft Teams schien die Standardlösung zu sein. Eine detaillierte Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) zeigte jedoch ernsthafte rechtliche und Compliance-Risiken bei der Speicherung sensibler Daten in der Microsoft Cloud auf. Österreichisches Recht und EU-Vorgaben (DSGVO sowie die kommende NIS2-Richtlinie) schreiben volle Datenkontrolle vor, sodass Kompromisse in Sachen Datenschutz und Datensouveränität nicht infrage kamen.

Das BMWET suchte nach einer Lösung für diese Herausforderungen:

• Verpflichtung zur Einhaltung der DSGVO- und NIS2-Anforderungen
• Rechtliche Risiken durch cloudbasierte Datenverarbeitung
• Kontinuität bestehender Arbeitsabläufe
• Notwendigkeit einer sicheren externen Zusammenarbeit mit EU-Partnern
• Erhöhte Unabhängigkeit von ausländischen Cloud-Anbietern

Nextcloud legt die Grundlage für souveräne Zusammenarbeit

Um die Herausforderungen erfolgreich zu meistern, entschied sich das Ministerium für einen hybriden Ansatz mit einer individuell angepassten Systemarchitektur. Nextcloud Hub wurde – mit Ausnahme von Nextcloud Groupware – implementiert, um eine sichere Zusammenarbeit zu gewährleisten, und auf den eigenen Servern des Ministeriums betrieben. Mit Unterstützung des Nextcloud-Partners Sendent wurde zudem eine Microsoft-Integration realisiert, die es den Nutzern weiterhin ermöglicht, Outlook zu verwenden, ihre Kalender mit der Nextcloud-Umgebung zu synchronisieren, externe Meetings über Microsoft Teams abzuhalten und alle Dateitransfers von Teams nach Nextcloud zu leiten. Interne Zusammenarbeit und Meetings finden in Nextcloud Talk statt, was vollständige Datenkontrolle und sichere Kommunikation gewährleistet.

Da es sich bei Nextcloud um eine Open-Source-Lösung handelt, konnten umfassende Anpassungen vorgenommen, gesetzliche Vorgaben und Richtlinien eingehalten sowie eine nahtlose Integration in bestehende Systeme gewährleistet werden.

Mit diesem Ansatz wurde Folgendes sichergestellt:

• Ein großer Schritt hin zu digitaler Souveränität durch mehr Kontrolle über die eigene Infrastruktur und sensible Daten.
• Gewährleistung der Compliance durch lückenlose Audit-Trails und konforme Datenverarbeitung
• Benutzervertrautheit durch die Erhaltung von Outlook-Workflows
• Möglichkeit der externen Zusammenarbeit durch den Einsatz von Microsoft Teams für Meetings mit externen Partnern
• Flexibilität und eine zukunftssichere Grundlage, die noch mehr Unabhängigkeit von Microsoft ermöglicht

Implementierungsprozess

Sichere, flexible Zusammenarbeit mit vollständiger Datenkontrolle

Dank Nextcloud befinden sich alle sensiblen Regierungsdaten nun sicher in der nationalen Infrastruktur Österreichs. Die reibungslose technische Umsetzung führte dazu, dass die Ergebnisse und Effekte sofort sichtbar wurden.

Nutzerakzeptanz

Die Einführung des neuen Systems wurde durch mehrere Faktoren unterstützt. Erstens wurde die Plattform intern als „ConnectX“ vermarktet, um das Vertrauen der Nutzer zu stärken und sie von öffentlichen Cloud-Angeboten abzuheben. Zur Vorbereitung der Einführung wurden wöchentlich kurze, gezielte Tutorials im Intranet bereitgestellt, während die IT-Teams während der Umstellungsphase praktische Unterstützung leisteten.

Schließlich wurden die Nutzer durch regelmäßige Updates und Feedback-Kanäle informiert und engagiert.

Compliance und Vendor-Abhängigkeiten

Die integrierte Lösung stärkte die Einhaltung der DSGVO und NIS2 durch detaillierte Audit-Trails und Transparenz in der Datenverarbeitung. Das Ministerium verringerte zudem seine Abhängigkeit von einem einzigen Anbieter und gewann so mehr Flexibilität und Verhandlungsmacht.

Produktivität und Kosteneinsparungen

Mit Nextcloud können Regierungsmitarbeiter sicher an internen Dokumenten zusammenarbeiten und Dateien mit externen Partnern teilen, während sie die volle Kontrolle über die Daten behalten. Mitarbeiter haben nun sicheren Zugriff auf Systeme von mobilen Geräten und persönlichen Computern, was die Flexibilität erhöht, ohne die Sicherheit zu beeinträchtigen. Werkzeuge wie kollaboratives Bearbeiten, Aufgabenverfolgung mit Nextcloud Deck und Passwortverwaltung haben die täglichen Arbeitsabläufe verbessert, während die automatisierte Umsetzung von gesetzlichen Vorgaben den Bedarf an manueller IT-Überwachung reduziert, Zeit spart und die Betriebskosten senkt.

Wirkung und Anerkennung

Der Ansatz des BMWET hat sich im gesamten öffentlichen Sektor Österreichs und darüber hinaus verbreitet. Zwei weitere Ministerien haben begonnen, sich mit der Lösung zu beschäftigen, eines befindet sich bereits in der Evaluierungsphase.

Das Management unterstützte das Projekt ebenfalls stark, selbst Führungskräfte, die anfangs Microsoft Teams bevorzugten. Aufgrund der überzeugenden Ergebnisse wandelte sich ihre ursprüngliche Präferenz jedoch in eine starke Befürwortung des Projekts.

Das Projekt hat Österreich als Vorreiter in der Umsetzung digitaler Souveränität positioniert, da es die EU-Initiativen zur digitalen Souveränität berücksichtigt und die Abhängigkeit von nicht-europäischen Technologieanbietern reduziert hat.

Nextcloud-Vorteile ausbauen

In naher Zukunft plant das Ministerium, seine Nutzung von Nextcloud auszuweiten. Vorgesehen ist, dass das Ministerium die KI-Funktionen von Nextcloud aktiviert, einschließlich der Implementierung von Sprachmodellen. Als nächster Schritt ist geplant, Exchange mit Nextcloud-Groupware zu synchronisieren, um die Benutzerfreundlichkeit bei der Terminplanung zu verbessern und die Abhängigkeit von Microsoft Outlook zu verringern. Abschließend ergreift das Ministerium gezielte Maßnahmen zur weiteren Optimierung der Sicherheit.

Die Erfahrungen des österreichischen Ministeriums zeigen, dass auch Regierungsorganisationen digitale Souveränität erreichen können, ohne dabei auf Funktionalität oder eine gute Nutzererfahrung verzichten zu müssen.