Unternehmensdateien synchronisieren und teilen (EFSS)

Was ist EFSS und worauf sollten Sie bei der Auswahl achten?

Ein Dateisynchronisierungs- und Freigabesystem ist eine Software, die den Nutzern den Zugriff auf Dokumente, Fotos und Videos auf jedem ihrer Geräte ermöglicht. Außerdem können sie diese Dokumente problemlos mit anderen teilen.

Der häufigste Grund für den Einsatz eines EFSS ist es, Mitarbeiter daran zu hindern, Dateifreigabe-Apps für Privatanwender zu nutzen, um Unternehmensdaten außerhalb der Kontrolle und Sichtbarkeit der IT-Abteilung zu speichern, darauf zuzugreifen und zu verwalten.

Wichtigste Merkmale

EFSS-Anwendungen bieten im Allgemeinen die folgenden Funktionen:

Synchronisierung von Dateien aus dem Unternehmen mit den Desktops und mobilen Geräten der Benutzer, damit diese überall arbeiten können
Freigabe von Links zu Dateien und Ordnern innerhalb und außerhalb des Unternehmens, um die Zusammenarbeit zu vereinfachen
Integration in bestehende Benutzerverwaltungs- und Unternehmensanwendungen, damit die IT-Abteilung den Zugriff auf Daten und entsprechende Berechtigungen verwalten kann
Schutz der Daten durch Virenschutz, Verschlüsselung und Verhinderung von Datenverlusten sowie Audits und Berichte über Aktivitäten im Zusammenhang mit Dateien
Die meisten EFSS-Lösungen sind cloudbasiert. Es gibt aber auch einige hybride oder vor Ort installierte Alternativen.

So sieht es aus

Eine typische EFSS-Webschnittstelle mit Dateien und einer Seitenleiste mit Optionen zur gemeinsamen Nutzung der ausgewählten Datei

Fortschrittlichere Lösungen ermöglichen die Bearbeitung von Dokumenten und die Kommunikation in Echtzeit über eine einzige Oberfläche

Unterscheidungsmerkmale

Was ist die beste EFSS Lösung? Die wichtigsten Faktoren, auf die Unternehmen achten, sind folgende.

Benutzerfreundlichkeit

Eine einfache, vertraute Schnittstelle ist der Schlüssel für eine schnelle Akzeptanz. Die komplexeren Dokumentenmanagementlösungen, Groupware-Produkte oder Workflow-Tools führen zwar EFSS-Funktionen ein, sind aber oft zu kompliziert, so dass die Benutzer weiterhin Dropbox oder Google Drive verwenden.

Integration in bestehende Infrastruktur

Ein weiteres Haupthindernis für die Akzeptanz ist die Integration in bestehende Datensilos und die Benutzerverwaltung. Während die meisten externen Lösungen in Active Directory integriert sind, müssen die Daten in der Regel migriert werden. Vor-Ort-Lösungen können Zugriff auf vorhandene Daten auf Windows Netzlaufwerken, Sharepoint oder FTP-Speicher sowie Outlook und andere Integrationen bieten.

Integrierte Zusammenarbeit

Der Markt bewegt sich schnell von reinen Lösungen für den Dateiaustausch weg und hin zu integrierten Arbeitsabläufen mit integriertem Videochat, Aufgabenmanagement und gemeinsamer Dokumentenbearbeitung (und entwickelt sich so zu „Content-Collaboration-Plattformen“). Lösungen, die sich diesen Trends nur langsam anpassen, stellen für ihre Kunden ein langfristiges Risiko dar, da Migrationen kostspielig sind.

Sicherheit

EFSS-Software speichert wichtige und sensible Daten. Der Verlust von Firmengeheimnissen durch Diebstahl, das Risiko der Weitergabe privater Kundendaten oder die Produktivitätseinbußen durch einen Erpressungsversuch (Ransomware) sind enorm. Deshalb bieten EFSS-Hersteller eine Reihe modernster Sicherheitsfunktionen.

Achten Sie bei der Auswahl einer sicheren Lösung auf diese Punkte:

Verschlüsselungsebenen für den Schutz während der Übertragung, auf der Festplatte und auf der Client-Seite
Aktive Sicherheitsmaßnahmen wie z.B. erweiterte Zwei-Faktor-Authentifizierung und Schutz vor Epressungssoftware (Ransomware)
Technische Absicherungen wie Brute-Force-Erkennung und Browser-Sicherheit durch CSP und SCC
Ein gut organisiertes Bug-Bounty-Programm (Beispiel), das im Verhältnis zum Wert der von Ihnen gespeicherten Daten steht
Einzigartige Funktionen, die zeigen, dass der Anbieter die Sicherheit ernst nimmt, wie z. B. auf maschinellem Lernen basierender Schutz oder neuartige Schutzmechanismen für die gemeinsame Nutzung von Dateien

Risiken

Die von der niederländischen Regierung in Auftrag gegebene DPIA zeigt eine Reihe von Problemen in Office 365 auf

Office 365 nicht GDPR konform

Die Nutzung von Office 365 erhöht die Datenschutzrisiken erheblich. Wie viele andere SaaS-Lösungen erfüllt es die Anforderungen nicht und gefährdet Geschäftsdaten, wie eine Datenschutzfolgenabschätzung von Office 365 durch die niederländische Regierung Mitte 2020 erneut zeigte. Diese Probleme bestehen weiterhin, obwohl schon früher schwerwiegende Mängel gefunden und versprochen wurde, diese zunächst Anfang 2019 und dann im Jahr 2020 zu beheben. Rechtliche Klagen werden laufend erhoben und können erheblichen Schaden anrichten.

Links:

SaaS in öffentlichen Clouds ist eine riskante Lösung! Eine McAfee-Umfrage ergab, dass 25 % der Unternehmen, die eine öffentliche Cloud nutzen, Opfer eines Datendiebstahls wurden.

Erfahren Sie mehr über die Risiken von öffentlichen SaaS-Clouds.

Nextcloud vor Ort (on-premises)

Warum Selbst-Hosting?

Wenn Sie Ihre Daten nicht in einer US-Cloud, sondern hinter der Firewall Ihres Unternehmens oder bei einem lokalen Hosting-Anbieter aufbewahren, sind Datenschutz und Sicherheit ganz einfach.
Mit Nextcloud verlieren Sie nicht die Vorteile der modernen Zusammenarbeit in einer Cloud und der Teamproduktivität!!

Warum Dateisynchronisation und -freigabe?

Ihr FTP oder Windows-Netzlaufwerk reichen einfach nicht aus – die Mitarbeiter arbeiten um sie herum, statt mit ihnen, und nutzen Dropbox und andere unsichere Lösungen.
Mit Nextcloud hat Ihre IT-Abteilung wieder die Kontrolle über Ihre Daten.

Warum Nextcloud?

Nextcloud bietet eine einzigartige Kombination aus Sicherheit und Kontrolle über die Daten, ohne die Benutzerfreundlichkeit zu beeinträchtigen.
Da es sich um eine Open Source Lösung handelt, sind Sie nicht an einen bestimmten Anbieter gebunden und können Nextcloud problemlos in Ihre Unternehmensinfrastruktur integrieren.

Zukunftssicher: auf Zusammenarbeit ausgelegt

Gartner bezeichnet Lösungen in diesem Bereich üblicherweise als Enterprise File Sync and Share oder EFSS. In den letzten Jahren hat sich der Markt hin zu einer EFSS der nächsten Generation, der so genannten Content Collaboration Platform, entwickelt, die Online-Funktionen für die Bearbeitung, Kommunikation und Planung von Dokumenten integriert und die bestehnden Technologien zum Dateiaustausch ergänzt.

Nextcloud ist ein führender Anbieter in diesem neuen Bereich und bietet diese Funktionen mit Nextcloud Groupware und Nextcloud Talk an, die nahtlose integrierte Kommunikationsfunktionen bieten. Benutzer können eine Notiz an Freigaben anhängen, Dateien kommentieren, einen Chat eröffnen oder sogar direkt einen Anruf starten und Dateien mit diesen Unterhaltungen verbinden. Integrierte E-Mail- und Kalenderfunktionen verbinden Projekte und Teams mit den Dateien, an denen sie arbeiten, und mit Nextcloud Deck existierrt eine Kanban-Board-App, die mit all diesen Funktionen zusammenarbeiten kann.

All diese Funktionen sind auch unterwegs verfügbar und funktionieren über Unternehmensgrenzen hinweg. Dank der integrierten Unterstützung für die Erstellung von Gastkonten durch die Benutzer selbst, sowie öffentliche Freigabelinks, die keine Anmeldung erfordern, aber durch ein Passwort geschützt sind, können die Benutzer ihre Dateien selbst verwalten.

Ihre Vorteile

Keine neuen Datensilos

Moderne Unternehmen haben Daten in einer Vielzahl von Silos wie Sharepoint, Windows Netzwerklaufwerken, FTP-Servern und (oft ohne Wissen des Managements) Dropbox oder Google Drive. Nextcloud bietet einen einheitlichen Dateizugriff, Synchronisierung und Freigabe von Daten über all diese Speichersysteme hinweg und integriert sich in die unternehmenseigene Kontenverwaltung wie LDAP oder SAML.

Das schließt die Nutzung einer öffentlichen Cloud nicht aus und erfordert auch nicht, dass Sie den Speicherort der bisherigen Daten aufgeben. Nextcloud passt perfekt in eine Hybrid-Cloud-Strategie und ermöglicht den Zugriff auf Daten in Amazon S3 und anderen öffentlichen Speichertechnologien. Sogar modernste Blockchain Speichertechnologien wie Storj.io und Sia.tech stehen zur Verfügung, um den Speicher zu extrem niedrigen Kosten zu erweitern. Die Nutzung vertrauenswürdiger, lokaler Anbieter wie IONOS oder hosting.de bedeutet außerdem, dass Sie darauf vertrauen können, dass Ihre Daten unter einer Rechtsprechung bleiben, die Ihre Geschäftsgeheimnisse schützt.

Unter der Kontrolle Ihrer IT Abteilung

Unabhängig von der verwendeten Speicherlösung kann Nextcloud sicherstellen, dass alle Unternehmensrichtlinien eingehalten werden. Die Freigabe kann durch eine Firewall für Dateien eingeschränkt werden, die nach Benutzereigenschaften wie Standort oder Gruppe oder nach Dateieigenschaften wie zugewiesene Tags, Dateityp und mehr, filtert. Da der eigentliche Speicherort für die Benutzer nicht sichtbar ist, können die Daten dort bleiben, wo sie sind, während die IT-Abteilung sicherstellen kann, dass geschäftskritische oder datenschutzrelevante Informationen auf der internen Infrastruktur gespeichert werden und das Unternehmen nicht verlassen. Nutzen Sie unsere sichere File Drop Funktion, damit Ihre Kunden Dateien einfach und sicher zu Ihnen hochladen können!

Mit einzigartiger mehrstufiger Verschlüsselung

Nextcloud bietet eine äußerst einfach zu bedienende, gut integrierte Lösung für die Synchronisierung und gemeinsame Nutzung von Dateien mit einem einzigartigen mehrschichtigen Sicherheitsansatz. Neben der Unterstützung nahezu aller Speichertechnologien bietet Nextcloud eine serverseitige Verschlüsselung und die Möglichkeit, eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung auf Client-Seite für ausgewählte Dateien einzusetzen. Anstatt sich für ein Entweder-Oder zu entscheiden, kann Ihr Unternehmen eine hohe Sicherheit bei bestimmten Daten erzwingen und die gemeinsame Online-Dokumentenbearbeitung und Volltextsuche für den Rest der gespeicherten Daten nutzen.

Globale Skalierung und Gewährleistung des Datenstandorts

Unsere einzigartige Global-Scale-Technologie ermöglicht es, dass mehrere Nextcloudgnstanzen wie eine einzige arbeiten, so dass Unternehmen mehrere Standorte unterhalten können. Lokale Vorschriften zur Sicherstellung des Speicherorts für Daten können ohne Auswirkungen auf die Benutzer erfüllt werden, und die Skalierung auf Millionen von Benutzern kann kosteneffizient erfolgen.

Entwickelt für die tägliche Nutzung

Benutzer können auf Daten auf einem FTP-Laufwerk zugreifen, das mit einem anderen Unternehmen geteilt wird, während Daten, die auf einem externen Objektspeicher gespeichert sind, mit serverseitiger Verschlüsselung gesichert sind, so dass der Speicheranbieter keine Möglichkeit hat, Ihre Daten zu lesen.
In der Zwischenzeit müssen die Dateien der Personalabteilung auf ihren Clients immer Ende-zu-Ende-verschlüsselt sein, so dass ihre Dateien selbst im schlimmsten Fall eines kompletten Serverangriffs geschützt sind.
Im Backend kann die IT-Abteilung eine Mischung aus lokalem NFS- oder SharePoint-Speicher, öffentlichem S3-kompatiblem Speicher und sogar Blockchain-Technologie verwenden, um die perfekte Mischung aus Leistung, Zuverlässigkeit, Sicherheit und Kosten zu finden.
Der mehrschichtige Sicherheitsansatz sorgt dafür, dass die Benutzer ein Höchstmaß an Produktivität in der Weboberfläche haben, während sensible Daten den ultimativen Schutz erhalten, und nur im Client erreichbar sind. Da alles in einer einzigen Lösung untergebracht ist, wird die Verwaltung vereinfacht und es werden Fehler von Benutzern oder IT-Abteilungen vermieden, die zu kostspieligen Datenlecks führen könnten.

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