Migration of MagentaCLOUD to Nextcloud by T-Systems
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Amnistía Internacional España transformó su entorno de colaboración, dejando atrás un sistema obsoleto basado en Samba y adoptando una plataforma Nextcloud segura y autoalojada. Con Nextcloud, la organización obtuvo control total sobre sus datos, capacidades de compartición confidencial, acceso remoto y un espacio de trabajo moderno para empleados y activistas en toda España.
El despliegue se realizó rápidamente y se completó en aproximadamente una semana. La nueva plataforma impulsa la colaboración diaria mediante Nextcloud Archivos, Nextcloud Office, Nextcloud Notas y otras herramientas, ayudando a los equipos a trabajar juntos en tiempo real y a proteger datos sensibles de derechos humanos. Nextcloud ofreció a Amnistía la flexibilidad e independencia que les faltaba con sistemas propietarios, brindando compartición segura, acceso móvil y control local sin comprometer principios éticos.
El obsoleto servidor Samba de Amnistía Internacional España no podía manejar archivos grandes, compartirlos externamente ni permitir acceso remoto, lo que obligaba a los equipos a colaborar de manera ineficiente mediante correo electrónico.
Nextcloud Archivos y Nextcloud Office sustituyeron al servidor Samba, permitiendo el intercambio externo seguro, la colaboración en tiempo real, el acceso remoto y la protección de datos confidenciales para empleados y activistas.
Carlos López Belenguer, gerente de TI de Amnistía Internacional en España, estaba buscando una solución que permitiera el intercambio de archivos de gran tamaño, opciones de trabajo remoto y les diera control sobre sus datos. El Sr. Belenguer identificó una oportunidad inmensa con Nextcloud: la plataforma líder de colaboración de contenido que impulsa la colaboración y la protección de datos en las instalaciones. El resultado fue una nube autoalojada avanzada y potente que benefició la integridad de toda la organización. Con Nextcloud, Amnistía Internacional en España pudo aumentar la colaboración manteniendo la confidencialidad para los empleados y miembros de la junta directiva, lo cual es fundamental para el éxito y la reputación de la organización.
Amnistía Internacional es una ONG, pero también un movimiento global de más de 10 millones de miembros, activistas y simpatizantes que abogan por los derechos humanos, la libertad y la dignidad. Dentro de España, la organización cuenta con más de 100.000 socios y más de 2.300 miembros en todo el país que dirigen campañas en línea con la misión de la organización. Más allá de ello, cuenta con una Asamblea General Federal que decide sobre los temas clave, un Consejo de Gobierno, un Consejo General Federal que funciona como espacio de debate entre activistas, y una Secretaría de Estado situada en Madrid.
Este caso de estudio presenta los retos que enfrentó Amnistía Internacional España, por qué eligieron Nextcloud como la solución ideal, cómo se implementó, por qué están satisfechos con los resultados y, finalmente, las perspectivas futuras de la organización.
Anteriormente, Amnistía Internacional en España almacenaba todo localmente en un servidor Samba con carpetas mapeadas en las máquinas. Todo se compartía mediante correo electrónico o servicios externos. Como este sistema había quedado obsoleto e ineficaz, el Sr. Belenguer y el resto del equipo de TI decidieron probar Nextcloud. Conocía Nextcloud personalmente y pensó que funcionaría bien para las necesidades y objetivos de la organización.
Uno de los varios desafíos que enfrentaba la organización era la falta de capacidad para compartir archivos grandes y el nivel deseado de seguridad para la compartición de archivos externos. Nextcloud ofrece una compartición intuitiva para cada documento, hoja de cálculo, presentación y nota, tanto interna como externa, con una serie de permisos de compartición como restricciones de vista, edición y descarga.
Otro desafío era que sus equipos no eran tan colaborativos como podrían ser y les faltaba fluidez en el lugar de trabajo. Los documentos se compartían por correo electrónico y recibían nombres largos y aleatorios como «propuesta de proyecto_v4_final_revisada-por-milan.dox» y similares. El diseño de Nextcloud con sus aplicaciones totalmente integradas proporciona un espacio de colaboración mucho más eficiente, manteniendo los documentos en un solo lugar y permitiendo a los miembros del equipo trabajar en el mismo documento al mismo tiempo.
Por último, Amnistía estaba limitada por las restricciones de sus antiguos sistemas. Con Samba, no puedes acceder ni sincronizar tus archivos desde casa o dispositivos móviles. Con Nextcloud, cualquier archivo es accesible en cualquier momento y desde cualquier lugar, lo que aumenta la flexibilidad. Además, Samba no ofrece la opción de compartir archivos fuera de su organización, lo cual es extremadamente limitante. Con Nextcloud, hay varias opciones para compartir externamente con File Drop y compartir mediante un enlace con permisos de acceso seguros. Además, tienen la oportunidad de alojar sus servidores en casa, lo que les da total independencia, flexibilidad y control sobre sus datos, como afirma el Sr. Belenguer:
En noviembre de 2018, comenzó la fase de implementación. El equipo de TI provisionó una VM (máquina virtual) e implementó el servidor de Nextcloud. Conectaron la instancia de Nextcloud a su AD y, después de trabajar en la configuración de memcache y REDIS, implementaron un filtro LDAP que se adaptaba a sus necesidades. En general, gracias a la excelente documentación, la implementación de Nextcloud solo tomó aproximadamente una semana.
Desde allí, solo algunos ajustes y refinamientos llevaron a la configuración de Nextcloud que tienen hoy.
Tienen dos ubicaciones principales, cada una con varios clústeres de Proxmox que alojan máquinas virtuales y contenedores. Casi todo se almacena en subsistemas de discos SSD configurados en RAID 5 y 6, con enormes cantidades de memoria RAM.
La instancia de Nextcloud de Amnistía Internacional se conoce como «la nube». Compuesta por Nextcloud Files, Office y otras aplicaciones más pequeñas como Notes y Keeweb, la plataforma ha transformado la forma en que trabajan los empleados y activistas de Amnistía Internacional en España.
Cuando Nextcloud se presentó por primera vez a los empleados, fue todo un éxito. De acuerdo con un equipo activista formado por miembros con escasa experiencia técnica, la nueva tecnología se adoptó con éxito desde el primer día. El equipo de derechos humanos trabaja para escribir cartas a entidades gubernamentales y, antes de Nextcloud, tenían dificultades para colaborar y compartir documentos. Una vez que Nextcloud estuvo disponible, el equipo comenzó a utilizar carpetas compartidas internas con sus colegas. También descubrieron la simplicidad de compartir enlaces con activistas externos e incluso pudieron trabajar desde casa. El equipo destacó lo agradecidos que estaban por la nueva infraestructura de colaboración y lo sencillo que resultaba utilizarla.
Con Nextcloud, los equipos pueden trabajar con la tranquilidad de que ningún dato confidencial se verá comprometido, incluso cuando los archivos se envían a terceros.
En el futuro, Amnistía Internacional en España está interesada en integrar las capacidades de IA en su instancia de Nextcloud. Con la implementación de un Modelo de Lenguaje Grande (LLM) local, podrán optimizar y acelerar la eficiencia de sus equipos utilizando la funcionalidad de IA. Las opciones de IA locales de Nextcloud y los modelos disponibles públicamente, desde soluciones en la nube como Aleph Alpha hasta tecnología local como Stable Diffusion, se pueden utilizar para realizar generación de texto, dictado de voz a texto, generación de imágenes y mucho más. Nextcloud Asistente funcionaría como una herramienta personal para que los empleados realicen sus tareas y proyectos de manera más rápida y fácil.
En conclusión, la adopción de Nextcloud por parte de Amnistía Internacional en España ha marcado un viaje transformador en la mejora de la colaboración y la seguridad de los datos dentro de la organización. Ante los retos de un sistema anticuado y la exigencia de confidencialidad, Nextcloud se convirtió en la solución perfecta, que el equipo de TI implementó de forma ágil y eficiente en un tiempo récord. La implementación de Nextcloud, conocida como «la nube» dentro de la organización, no solo ha agilizado los procesos internos, sino que también ha permitido que equipos, como el grupo activista, trabajen de manera eficiente y segura.
Con una mentalidad orientada al futuro, Amnistía Internacional en España espera con interés integrar la IA en su instancia de Nextcloud, optimizando aún más sus operaciones. Nextcloud proporciona control sobre los datos sin comprometer los estándares éticos, lo que lo convierte en un activo invaluable para la misión de Amnistía Internacional en España en favor de los derechos humanos, la libertad y la dignidad.
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