Wiederkehrende Aufgaben automatisieren

Automatisieren, kontrollieren und sichern Sie den Datenfluss auf Ihrem Nextcloud-Server

Erstellen Sie automatisierte Verarbeitungsabläufe (Flows)

Flow macht es einfach, wiederkehrende, langweilige Aufgaben zu automatisieren und effiziente Arbeitsabläufe für die Teamzusammenarbeit zu erstellen.


Daten schützen und löschen

Dank erweiterter Funktionen zur Dateizugriffskontrolle und -speicherung kann die IT nicht autorisierte Zugriffe blockieren und sicherstellen, dass Dateien rechtzeitig entfernt werden.

pic of flow in action

Aufgaben automatisieren

Flow erleichtert es, wiederkehrende und langweilige Aufgaben zu automatisieren. Angenommen, Sie sind Verkäufer und senden Angebote als PDF. Dann richten Sie einen Flow ein, der Dokumente in ein PDF umwandelt, wenn Sie diesen z.B. den Tag "zu-pdf" hinzufügen. Oder Sie können z.B. eine Nachricht in den Chatroom Ihres Teams stellen, sobald jemand Dateien in einen bestimmten Ordner hochlädt.

Apps können Flow-Elemente wie Trigger oder Aktionen enthalten, und es können separate Flow-Apps erstellt werden. Wenn Sie sich für Flow Building interessieren, werfen Sie einen Blick in unsere Entwicklerdokumentation.

Lassen Sie Ihre Arbeit genehmigen und Dokumente digital signieren

Einfache Genehmigungsworkflows ermöglichen es Teams, zusammenzuarbeiten sowie dem Management, wichtige Dokumente zu unterzeichnen. Ein Administrator kann Genehmigungsabläufe definieren und Benutzer können die Genehmigung für ein Dokument anfordern. Sie müssen auswählen, welche Genehmigung sie erhalten möchten, und die Manager, die genehmigen können, erhalten das Dokument automatisch für sie freigegeben. Sie können dann die Anfrage sehen und nach Überprüfung das Dokument genehmigen oder ablehnen.

Für die formelle Unterzeichnung eines Vertrags oder Geschäftsabschlusses mit einer externen Organisation benötigen Sie eine international anerkannte digitale Signatur. Nextcloud bietet im App Store mehrere Lösungen an, von DocuSign über eID-easy bis hin zur Open Source LibreSign.

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Zugriff zu Ihren Bedingungen

Durch die Dateizugriffskontrolle und das automatische Taggen von Dateien ermöglicht Nextcloud Administratoren, strikte Regelanforderungen festzulegen, um vollste Kontrolle über Dateizugriffe zu haben. Wenn Nutzer in bestimmten Gruppen oder geografischen Regionen keinen Zugriff auf bestimmte Dateitypen oder Daten mit einem bestimmten Tag erhalten sollen, können Administratoren sicherstellen, dass ihre Nextcloud diese Regeln einhält.

Kombiniert mit unserem sicheren Outlook Add-in (sowie durch die Deaktivierung von direkten E-Mail-Anhängen) kann Dateizugriffskontrolle eine entscheidende Rolle bei der Durchsetzung von Unternehmensrichtlinien für die gemeinsame Datennutzung spielen.

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Empfohlene Community-App:
Nextcloud Data Analytics

Ein gutes Beispiel für die Flow-Integration ist die Data Analytics-App des Entwicklers Marcel 'Rello' Scherello. Diese Anwendung wurde entwickelt, um Daten in Berichte umzuwandeln und Daten zu verfolgen und zu analysieren, die über eine API importiert werden können. Data Analytics bietet modulare Datenquellen, ein Echtzeit- oder Speicher-Backend und eine flexible Visualisierung. Die Flow-Integration ermöglicht es, Dateien auf Updates zu überwachen oder auf andere Ereignisse in Nextcloud zu reagieren.

Erfahren Sie mehr

Erfahren Sie mehr darüber, wie Nextcloud Ihnen dabei hilft, Dateien sicher zu speichern.

Aufbewahrungszeit für Dokumente festlegen

Das Speichern und Löschen von Dateien kann auch aufgrund von Tags, die automatisch oder manuell gesetzt werden, kontrolliert werden, um dafür zu sorgen, dass gesetzliche Regelungen im Hinblick auf Datenspeicherung eingehalten werden.

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Dateizugriffskontrolle Zuhause

Sie werden feststellen, dass die Dateizugriffskontroll-App und andere Workflow-Tools sehr praktisch sind, um das versehentliche Teilen von sensiblen Daten zu verhindern - Ihre Nextcloud wird damit noch ein gutes Stück sicherer.

Das Beispiel auf der rechten Seite zeigt, dass Dateien mit dem "geschützt" Tag nicht außerhalb des Heim-Netzwerks erreichbar sind und auch nicht von den Clients synchronisiert werden können. Erfahren Sie mehr in unserem Blog.

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